Software di gestione per librerie e biblioteche
Mantenete un catalogo computerizzato, seguite la vostra collezione di libri in tempo reale, sia che stiate prestando o vendendo libri, e ottimizzate la gestione del vostro inventario.
Un’ampia gamma di funzioni tra cui scegliere
MCA Books è un software personalizzabile per la gestione di librerie e biblioteche. Questo vi dà l’opportunità di attivare solo i moduli e le funzionalità di cui avete bisogno, in modo da avere una soluzione adatta al 100% a voi.
Tuttavia, per guidarvi nella scelta, vengono offerte 3 versioni base del software, con un insieme definito di funzioni. Questi pacchetti possono essere modificati in qualsiasi momento, sia prima che dopo l’implementazione del software.
Non avete bisogno di un registratore di cassa ? Nessun problema, il modulo non sarà incluso nell’abbonamento. La vostra organizzazione sta crescendo e state gestendo dei dipendenti ? Le funzioni HR vengono aggiunte al vostro account.
MCA Books BO-1200 a BO-1600 pacchetti
BO-1200
- Gestione dei libri
- Gestione di prodotti e servizi
- Gestione dei clienti e dei fornitori
- Generazione e lettura di codici a barre
- Preventivi, moduli d’ordine e fogli di lavoro
- Fattura con codice QR
- Grafici e statistiche
- Contabilità generale
- Contabilità secondaria
- Dichiarazione IVA
- Accorpamento dei pagamenti
BO-1400
- BO-1200
- Gestione delle scorte
- Registratore di cassa touch (MAC, PC, Android)
- Conto giornaliero
- Restituzione della merce
- Anticipi e note di credito
- Buoni regalo e tessere associative
- Rapporto spese (mobile)
BO-1600
- BO-1400
- Gestione degli stipendi
- Gestione delle dichiarazioni di assicurazione sociale
- Gestione del tempo
- Pianificazione delle risorse umane e bilancio delle ferie
- Conteggio delle ore
Ottenere un registratore di cassa
- Computer con schermo tattile
- Cassetto cassa
- Lettore di codici a barre
- Stampante termica
Gestione della biblioteca
Ottimizzare i livelli delle scorte
Ordini non evasi, clienti insoddisfatti e perdita di vendite potenziali, pile di libri invenduti, alti costi di magazzino e vendite fortemente scontate: queste sono le conseguenze di una cattiva gestione del magazzino per le librerie.
Con MCA Books, la gestione della catena di fornitura è resa molto più semplice grazie a una serie di processi digitali.
È possibile visualizzare i livelli e i movimenti delle scorte in tempo reale. Gli avvisi configurabili segnalano il raggiungimento del livello minimo di scorte di un articolo. E gli ordini dei fornitori possono essere generati automaticamente secondo le necessità.
Grazie a rapporti e statistiche, è possibile analizzare le vendite in base a diversi criteri (popolarità di titoli o autori, periodi di alta stagione, ecc.) per pianificare meglio le forniture.
In questo modo si ottimizza l’efficienza delle scorte, si evita il rischio di sovra o sotto scorta e si garantisce il rispetto delle scadenze degli ordini.
Gestione della biblioteca
Tenete d’occhio la vostra collezione
Documenti archiviati male, informazioni non registrate e un arretrato di prestiti non restituiti sono un incubo per le biblioteche.
In queste condizioni, il rischio di perdere i documenti è elevato. La ripetuta scomparsa dei libri rende il processo di recupero più lungo, comporta costi inutili e frustra i lettori.
Con MCA Books avete a disposizione un sistema centralizzato per tenere traccia di tutti i movimenti della vostra collezione.
Si elencano tutti i libri nel database del software, compilando le informazioni per ogni titolo. Il sistema rileva automaticamente i libri non restituiti e invia un promemoria al lettore interessato.
Le informazioni sono ben distribuite, in modo che possiate sapere in ogni momento dove si trovano i vostri libri e altri articoli, sia che siano a scaffale, in magazzino o in prestito da un lettore o da un’altra istituzione.
La semplicità di un sistema computerizzato
Classificate i vostri libri in modo digitale per titolo, autore, ISBN… e gestite il vostro inventario tramite codici a barre o codici QR.
Monitorare l’andamento della collezione quando viene presa in prestito o venduta, registrando tutti i movimenti.
Condividete i vostri cataloghi digitali sul vostro sito web consentendo la ricerca online per titolo, autore, parola chiave o altri criteri.
Collegato al vostro sito web
Integrate nel sistema la biblioteca e le carte fedeltà e aprite un’area clienti accessibile dal vostro sito web.
I lettori possono gestire i loro prestiti (corrente, storico, proroga, ecc.), le multe e la prenotazione dei documenti.
I clienti hanno accesso ai loro ordini (in corso, storico, ecc.) e alle fatture (aperte o pagate).
Comunicazioni automatizzate
Riducete le sviste o i ritardi con e-mail o SMS automatici ai clienti o ai lettori.
Impostare promemoria per vari scenari:
– ordine in sospeso presso il negozio,
– prestito in scadenza,
– ritardo nella restituzione di un documento,
– etc.
MCA Books
Gestione dematerializzata dei documenti
MCA Books è un software intuitivo per la gestione di librerie e biblioteche. Permette di mantenere un database dettagliato dei libri e degli altri supporti e di gestire le operazioni essenziali per la vostra attività.
Per le librerie, le funzioni avanzate di questo strumento di gestione aiutano a gestire tutti gli aspetti commerciali del negozio: clienti, fornitori, fatture, scorte, ordini, ecc.
Per le biblioteche, questa soluzione vi assiste in una serie di operazioni, tra cui la costituzione della collezione di documenti, l’indicizzazione e la catalogazione dei documenti e la registrazione e il monitoraggio dei prestiti.
Disponibile in modalità SaaS, questo software integra un sistema centralizzato per il monitoraggio dell’avanzamento della collezione, con tutte le informazioni aggiornate disponibili. L’aspetto della pianificazione gestisce meticolosamente gli ordini e i prestiti per garantire la tracciabilità degli articoli.
Il collegamento degli articoli al sistema tramite codici a barre semplifica non solo la vendita e il prestito dei documenti, ma anche la gestione delle scorte e la riconciliazione.
Oltre alla gestione dei documenti, viene effettuata anche la gestione delle risorse umane, che comprende la preparazione delle buste paga, il monitoraggio delle ore dei dipendenti, la pianificazione degli orari, il saldo delle ferie, ecc.
I processi automatizzati consentono di risparmiare tempo prezioso eliminando le attività più noiose.
Soluzione modulare
Moduli di base inclusi in MCA Books
Modulo ERP – CRM – CMS
Tutta la gestione amministrativa standard del vostro locale, con referenze librarie, gestione del magazzino e collegamento con Woocommerce per WordPress. Tracciamento delle interazioni con i lettori, i clienti o i prospect, con gestione dei contatti, cronologia delle comunicazioni e azioni. Modelli di contratti o lettere standard per la corrispondenza con i vostri contatti, collegati direttamente ai file con la possibilità di integrare gli allegati.
Modulo Planning
Tutta la gestione della pianificazione, che sia per il follow-up dei prestiti o degli ordini, degli appuntamenti o degli orari del personale.
Modulo Guest Access
Accesso sicuro degli ospiti a varie informazioni e documenti per clienti, lettori o dipendenti.
Modulo Reporting
Rapporti e statistiche in tempo reale in formato grafico o tabellare.
Modulo Cash Register
Registratore di cassa con gestione dei clienti, articoli per categoria, sconti, buoni regalo e punti fedeltà.
Moduli aggiuntivi
Poiché MCA Books è una soluzione di gestione flessibile, è possibile aggiungere altri moduli. Per le opzioni disponibili, consultare la pagina dei moduli.
I vantaggi di una soluzione di gestione flessibile
Facile integrazione e ampia compatibilità
- Aggiunta rapida e semplice di moduli e servizi, sulla base di un unico database
- Ampia interoperabilità con le applicazioni di terze parti, con lo strumento di e-commerce, con i diversi sistemi operativi (Windows, Mac, Android e Linux) e con le macchine di terze parti.
Elevata sicurezza, protezione, disponibilità e riservatezza dei vostri dati
La priorità di MCA è il backup, i diritti di accesso, l’archiviazione dei dati in Svizzera in un cloud privato sicuro, fornendovi :
- Aumento della fiducia dei vostri clienti, fornitori e dipendenti
- Reputazione preservata
Conforme alla legislazione e alle normative
- Contabilità e gestione delle operazioni in conformità con i più recenti standard legali.
- Conformità a ISO 20022, RGPD (Regolamento generale sulla protezione dei dati), fattura con QR-Code, ecc.
Scalabilità e miglioramento continuo
- Nuove funzionalità e miglioramenti regolari dell’applicazione, che supportano le buone pratiche aziendali e migliorano le vostre operazioni
- Nuovi servizi offerti in linea con le esigenze dei clienti, le tendenze del mercato e della tecnologia
Piattaforma di lavoro condivisa
- Sincronizzazione di documenti e dati con la cronologia delle modifiche
- Diversi livelli di accesso in base ai profili stabiliti
Su misura
- Personalizzabile e accessibile (mobile, tablet, PC/Mac)
- Interfaccia multilingue, adattabile ai gusti e ai colori della vostra azienda (FR, EN, DE, IT)
Cloud computing e dematerializzazione dei processi
- Accesso ai dati ovunque e in qualsiasi momento
- Riduzione dei costi di infrastruttura (apparecchiature IT)
Caratteristiche principali
Un sistema connesso per una migliore tracciabilità
Gestione delle collezioni
Il software di gestione della libreria e della biblioteca consente di elencare tutti i tipi di libri e documenti (fisici o digitali) e altri articoli audiovisivi come CD o documentari.
Nel software si creano i record degli articoli. Questi ultimi includono varie informazioni specifiche per ogni titolo: informazioni bibliografiche, scaffale, magazzino, movimenti, storia degli acquisti o dei prestiti, prezzo di vendita, ecc. Questo ti permette di ricostruire la storia della tua collezione.
Il catalogo e l’inventario della vostra libreria o biblioteca possono essere compilati utilizzando codici a barre o codici QR.
Grazie al sistema di codici a barre, si perde meno tempo con l’inventario o la creazione di scorte. È sufficiente scansionare un codice e il software confronta automaticamente l’articolo in questione con l’elenco dell’inventario. Al termine dell’inventario, il software indica gli articoli mancanti.
Non è necessario stampare gli elenchi su carta: è possibile accedere ai dati del software da smartphone o tablet.
MCA Books include anche la gestione del catalogo online che consente ai clienti di cercare, prenotare e/o ordinare uno o più libri della vostra collezione.
Planning
Nel programma si organizzano gli orari di lavoro dei dipendenti e le varie mansioni della libreria o della biblioteca, che vengono assegnate al personale.
Il programma del software di gestione della biblioteca e della libreria include il monitoraggio delle scadenze dei prestiti e dei tempi di consegna. È collegato al sistema di promemoria automatico.
Compatibilità
La contabilità è integrata nella vostra gestione: non c’è bisogno di reinserire tutti i dati per i vari bilanci. MCA Books integra tutti i conti e gestisce entrate, uscite e spese.
Seguito delle vendite
L’aspetto gestionale della libreria del software si occupa della gestione dei clienti con il tracciamento degli ordini o degli acquisti, delle carte fedeltà e degli sconti, ma anche del tracciamento delle varie interazioni con il cliente.
Il software integra anche uno o più registratori di cassa, collegati all’ERP. Le vendite vengono effettuate nel software del registratore di cassa e ogni transazione viene accuratamente registrata nel sistema. Si risparmia tempo sulla contabilità grazie alla segnalazione automatica delle transazioni di cassa.
Dal vostro sito o webshop, i vostri clienti possono consultare varie informazioni, come lo stato del loro ordine o lo storico degli acquisti e delle fatture, tramite un account privato.
Rapporto e analisi
I rapporti di gestione e statistici permettono di analizzare i dati raccolti dal software. Potete formattarli come volete per eliminare gli elementi che vi interessano.
Per esempio, puoi misurare le tue vendite generali o di reparto e identificare il libro più popolare, o analizzare le tendenze dei clienti per aumentare la loro soddisfazione.
Gestione dei dipendenti
Anche i dipendenti sono presi in carico da MCA Books, e gli stipendi e le relative detrazioni possono essere definiti.
Le ore possono essere gestite in diversi modi: o con ore fisse, o con una timbratrice collegata al software, o con l’inserimento manuale delle ore.
Le ferie, i permessi pagati e le assenze giustificate o ingiustificate sono tutti integrati e possono essere impostati secondo le vostre regole.
Monitoraggio dei prestiti
L’aspetto di gestione della biblioteca del software consente di mantenere un database dei libri e degli altri supporti presi in prestito. La gestione dei prestiti comprende sia i prestiti agli utenti che quelli interbibliotecari.
Gestirete il prestito di documenti, che comprende :
– monitoraggio dei prestiti e delle restituzioni, con promemoria per le scadenze,
– gestione delle prenotazioni e delle estensioni,
– gestione delle tessere della biblioteca e delle multe.
Il software di gestione collega la tessera del lettore con quella della biblioteca per assegnare il prestito alla persona giusta al momento della scansione del codice a barre. Lo stato del documento preso in prestito viene aggiornato automaticamente nel catalogo.
Il record del lettore è collegato all’account utente, che può essere creato dal vostro sito web. Il lettore può visualizzare alcune informazioni accedendo al proprio account. Ad esempio, può vedere quali documenti ha preso in prestito, la durata dei prestiti, il saldo delle sue multe, ecc.
La gestione dei prestiti comprende anche i prestiti interbibliotecari, con la ricezione o l’invio di richieste di documenti e il monitoraggio degli articoli.
Promemoria e comunicazione con i clienti
Il software di gestione della biblioteca genera automaticamente notifiche e promemoria via e-mail e SMS per prestiti e ordini.
Promemoria per scadenze, libri non restituiti, multe non pagate, ordini da riscuotere… Voi impostate i modelli di testo e le scadenze e il software fa il resto.
Potete anche condividere le notizie sulla vostra istituzione preparando newsletter o campagne di marketing personalizzate per i prossimi eventi (workshop, incontri con gli autori, ecc.) o per le offerte promozionali.
Gestione delle scorte
La panoramica del magazzino consente di monitorare la situazione delle scorte e di gestire di conseguenza l’approvvigionamento della vostra libreria o biblioteca.
Avete la possibilità di distribuire le vostre scorte in diverse sedi. Il software vi permette poi di gestire le vostre scorte per località.
Gestisce anche l’acquisizione di nuovi libri. MCA Books include il monitoraggio degli ordini dei fornitori, delle consegne e dei pagamenti delle fatture dei fornitori.
I record dei fornitori vengono aggiornati con ogni nuova transazione per fornirvi uno storico completo.
Fatturazione
Gli ordini di acquisto o le spese di sollecito vengono trasformati in fatture in un solo clic, con un layout professionale predefinito da voi in formato pdf.
L’IVA è integrata nel software di gestione delle librerie e delle biblioteche e può essere configurata in base agli standard in vigore.
La gestione delle fatture non pagate è fatta all’interno del software stesso, con avvisi e promemoria automatici.
Domande frequenti
A chi è destinato questo software ?
MCA Books è stato progettato appositamente per gestire grandi quantità di libri. Può quindi essere utilizzato da qualsiasi tipo di istituzione o azienda responsabile di una collezione di documenti (libri, articoli, ecc.), sia per il prestito che per la vendita di libri nuovi, usati o da collezione.
Che si tratti di una biblioteca pubblica o universitaria, di una mediateca, di un centro di ricerca, di una libreria per bambini, di una libreria specializzata in libri di testo, di una fumetteria e così via, il software dispone di funzioni che si adattano ai vostri metodi di lavoro e alle vostre esigenze.
Il software segue un modello di licenza in abbonamento o perpetuo ?
Il software di gestione per librerie e biblioteche è offerto come servizio in abbonamento, cioè in modalità SaaS.
Questo modello vi consente di beneficiare degli aggiornamenti e di modificare le funzionalità e gli utenti ogni volta che lo desiderate.
Come si accede al software ?
Non è necessario scaricare o installare nulla. Il software di gestione è accessibile da un url privato da noi fornito.
Basta inserire l’url nel browser e accedere al proprio account con i dati di login.
Oltre 20 anni di esperienza
In qualità di editore di software ed esperto di gestione delle informazioni, MCA Concept migliora continuamente la propria base di software per soddisfare le richieste dei clienti.
Ascoltiamo le vostre esigenze e adattiamo i processi del software ai vostri metodi di lavoro, per rendervi le cose più semplici possibile.
Volete consolidare la gestione della vostra libreria o biblioteca ?
Ricevere un’offerta personalizzata
Per riassumere
MCA Books è molto più di un semplice software gestionale per librerie e biblioteche.
Offre un’ampia gamma di funzioni modulari, che consentono di personalizzare la soluzione per soddisfare perfettamente le vostre esigenze specifiche.
Che siate una libreria che vuole ottimizzare i livelli di stock, gestire le vendite o una biblioteca che vuole monitorare da vicino la tracciabilità della propria collezione, MCA Books semplifica tutte queste operazioni essenziali.
Il nostro software garantisce una facile integrazione, una sicurezza ottimale per i vostri dati, la conformità alle normative e una scalabilità continua per stare al passo con le ultime tendenze.
Non lasciate che una cattiva gestione delle scorte o dei prestiti comprometta l’efficienza della vostra azienda.
Scegliete MCA Books e liberate il vostro tempo per concentrarvi su ciò che conta davvero: i vostri clienti e lettori.
Ordinate oggi stesso MCA Books e regalatevi un potente strumento per la gestione della vostra libreria o biblioteca.
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