Logo du logiciel de gestion d'étude de notaires MCA Notary

La solution pour les études de notaires et indépendants

Logo du logiciel de gestion d'étude de notaires MCA Notary

La solution pour les études de notaires et indépendants

Sur mesure selon vos exigences

MCA Notary, logiciel adapté aux besoins des études notariales, est un outil fiable pour stocker et consulter les différents actes et contrats authentifiés et optimiser l’organisation des différents registres.

Une gestion des contacts vous donnant à la fois la possibilité de fixer et d’organiser des rendez-vous avec vos clients mais aussi de gérer l’historique des échanges de chaque dossier.

MCA Notary prend au sérieux la question des dépôts dans les études de notaires et vous permet de gérer les flux d’argent pour chaque dossier et chaque projet.

  • Liaison entre l’état, les banques et les individus
  • Gestion du registre des actes
  • Time-sheets pour la gestion du temps
  • Confidentialité des données
  • Gestion des flux monétaires par dossier
  • Modèles de documents et textes
  • Planification des rendez-vous

Les caractéristiques de mca notary

Accès
Accessible par ordinateur, tablette ou smartphone / portail clients.

Utilisateurs
Une plateforme de travail collaborative avec différents niveaux d’accès selon les fonctions des utilisateurs.

Cloud
Un espace de stockage pour vos documents, accessibles en ligne à tout moment depuis vos différents appareils.

Web service
Il est possible de faire communiquer MCA Notary avec des logiciels tiers ou des machines telles que des lecteurs biométriques.
Modules
MCA Notary est une solution personnalisable selon vos exigences, tout module développé par MCA Concept peut ainsi y être ajouté.

Les avantages clés

Image du descriptif de l'ERP de MCA Notary

Toute la gestion administrative classique, avec gestion des flux monétaires entrants et sortants par dossier et par projet pour faciliter la liaison entre l’état, les banques et les individus.

Image du descriptif du CRM de MCA Notary

Tout le suivi des interactions avec les clients ou prospects, avec gestion des contacts, historiques des communications et actions.

Image du descriptif du CMS de MCA Notary

Modèles de contrats ou des lettres-types de correspondances avec vos interlocuteurs, reliés directement aux dossiers avec la possibilité d’intégrer des annexes.

Image du descriptif de l'agenda et du planning de MCA Notary

Toute la gestion planning, que ce soient les rendez-vous, les tâches à accomplir par dossier ou les horaires des employés.

Image du descriptif de l'accès invité de MCA Notary

Accès invité sécurisé à divers informations et documents pour les clients, fournisseurs, prestataires, prospects ou employés.

Image du descriptif des rapports et statistiques de MCA Notary

Rapports et statistiques en temps réel, sous forme de graphe ou en tableau.

Image du descriptif du matériel à disposition

Naturellement, vous pouvez bénéficier de tablettes ou smartphones pour une mobilité et un accès à vos données en tout temps et en tous lieux.

Les avantages clés

Image du descriptif de l'ERP de MCA Notary

Toute la gestion administrative classique, avec gestion des flux monétaires entrants et sortants par dossier et par projet pour faciliter la liaison entre l’état, les banques et les individus.

Image du descriptif du CRM de MCA Notary

Tout le suivi des interactions avec les clients ou prospects, avec gestion des contacts, historiques des communications et actions.

Image du descriptif du CMS de MCA  Notary

Modèles de contrats ou des lettres-types de correspondances avec vos interlocuteurs, reliés directement aux dossiers avec la possibilité d’intégrer des annexes.

Image du descriptif de l'agenda et du planning de MCA Notary

Toute la gestion planning, que ce soient les rendez-vous, les tâches à accomplir par dossier ou les horaires des employés.

Image du descriptif de l'accès invité de MCA Notary

Accès invité sécurisé à divers informations et documents pour les clients, fournisseurs, prestataires, prospects ou employés.

Image du descriptif des rapports et statistiques de MCA Notary

Rapports et statistiques en temps réel, sous forme de graphe ou en tableau.

Image du descriptif du matériel à disposition

Naturellement, vous pouvez bénéficier de tablettes ou smartphones pour une mobilité et un accès à vos données en tout temps et en tous lieux.

Les fonctions

Suivi des dossiers

Vous gérez efficacement chaque dossier de votre étude en bénéficiant d’une vision complète de toute la documentation, le carnet d’adresse, les plannings et les échanges avec les clients qui y sont rattachés ainsi que les flux financiers.

Des modèles de textes et de mises en page préétablis par vos soins viennent simplifier la création de vos différents documents (actes notariés, courriers, factures, contrats, .…).

Certains documents ou informations utiles concernant un dossier peuvent être rendus accessibles aux clients ou autres intervenants par le biais d’un compte privé.

Planning

MCA Notary intègre une gestion des plannings : vous planifiez et assignez les tâches à accomplir pour un dossier en incluant les échéances. Des rappels automatiques vous alertent de l’approche des divers délais liés aux dossiers en cours.

Vous gérez également vos différents rendez-vous et évènements ponctuels ou récurrents dans votre agenda qui peut être partagé avec vos collaborateurs.

Facturation

MCA Notary dispose d’un système Time-sheet pour le suivi des temps de travail : vous saisissez le temps passé sur chaque dossier (rédactions de documents, rendez-vous, appels, …) directement dans votre Time-sheet.

Vous générez vos factures au temps passé ou au forfait sur condition tarifaire, en y ajoutant les frais, émoluments et débours. Vos conventions d’honoraires peuvent être intégrées au système de facturation avec les tarifications applicables à vos clients et dossiers.

Il est possible de facturer un client sur plusieurs dossiers ou plusieurs clients dans un même dossier.

La gestion de la TVA est facile car elle est intégrée au logiciel et est paramétrable selon les normes en vigueur.

Les factures de mise en forme professionnelle se génèrent grâce à un document type pré-paramétré.

La gestion des impayés se fait au sein même du logiciel, avec des alertes et des relances automatiques.

Comptabilité

La comptabilité est intégrée à votre gestion : plus besoin de réinsérer toutes les données pour les différents bilans. MCA Notary intègre tous les comptes et gère les entrées, les sorties ainsi que les charges.

Gestion des employés

Les employés sont également intégrés à MCA Notary, les salaires et les déductions qui y sont liés peuvent être définis.

Les heures peuvent être gérées de différentes façons : soit avec des heures fixes, soit avec une timbreuse reliée au logiciel ou encore une insertion des heures manuelle.

Les vacances, les congés payés et les absences justifiées ou non sont tous intégrés et peuvent être paramétrés selon votre règlement.

Rapport

Les rapports de gestion vous permettent d’analyser les données recueillies par le logiciel. Vous pouvez les mettre en forme à votre guise pour en retirer les éléments qui vous intéressent.

Vous pourrez ainsi analyser votre activité notamment en mesurant le revenu moyen par dossier ou en évaluant la performance de vos équipes.

Communication avec les clients

Des e-mails et SMS automatisés vous permettent de communiquer toute information concernant les dossiers en cours à vos clients, partenaires et autres contacts.