D’ora in poi, MCA Kale e le sue varianti possono essere interfacciate con le soluzioni EDM, grazie ai fornitori di servizi con cui MCA Concept collabora.
MCA Kale, software ERP CRM CMS sottolineato, e non solo, gestisce già la creazione e l’archiviazione dei documenti in formato digitale. Tuttavia, se l’azienda dispone di una soluzione EDM esistente e desidera mantenerla mentre utilizza MCA Kale, è possibile collegare la soluzione EDM esistente a MCA Kale per supportare lo stoccaggio e l’archiviazione della documentazione.
Un breve promemoria sull’EDM…
L’EDM, o gestione elettronica dei documenti, consente di dematerializzare e archiviare i vari documenti della vostra azienda. I documenti sono gestiti dal sistema EDM, dalla loro creazione o scansione, all’archiviazione, all’indicizzazione, alla distribuzione, fino all’archiviazione per la durata del periodo di conservazione.
Contratti, fatture, ordini di acquisto, ricevute… Qualsiasi documentazione può essere integrata nel sistema EDM, sia che si tratti di un documento nativamente digitale che di un documento cartaceo. Un documento in formato cartaceo dovrà prima essere scansionato per essere dematerializzato in modo che il sistema EDM possa gestirlo in formato digitale.
Una volta inseriti nel sistema, i documenti vengono indicizzati in modo che siano ben classificati e possano essere recuperati rapidamente dagli utenti del sistema. La classificazione può essere organizzata secondo diversi criteri: per data, per cliente, per numero di riferimento, per parole chiave, ecc.
I documenti archiviati sono generalmente accessibili da diversi terminali (computer, smartphone, tablet, ecc.) e i diritti di accesso sono impostati per definire chi è autorizzato a leggere o modificare un documento.
…e i suoi benefici
L’EDM presenta diversi vantaggi, tra cui :
- 1) permette di trovare le informazioni quasi immediatamente, invece di dover rovistare negli schedari a causa di una grande mole di documenti o di documenti mal classificati,
2) garantisce la tracciabilità dei documenti durante tutto il loro utilizzo,
3) libera spazio fisico in ufficio, poiché non è più necessario conservare centinaia di documenti cartacei.