EDM: Elektronische Dokumentenverwaltung
Was ist das?
EDM, oder elektronisches Dokumentenmanagement, ist die Entmaterialisierung und Archivierung der Dokumentation Ihres Unternehmens. Sie ermöglicht somit die Nutzung von Dokumenten im digitalen Format. Dokumente werden vom DMS-System unterstützt, vom Scannen, Speichern, Indexieren, Verteilen bis hin zum Archivieren für die Dauer der Aufbewahrung.
Es genügt, ein Papierdokument – wie eine Rechnung, eine Bestellung oder einen Vertrag – zu scannen und dann zu bestätigen, damit es in digitaler Form in das Verzeichnis des DMS aufgenommen wird. Die gescannten Dokumente werden dann automatisch nach zuvor festgelegten Kriterien indiziert. Sie können nach Datum, Kunden, Referenznummern usw. sortiert werden.
Auf die im DMS verwalteten Dokumente kann in der Regel von verschiedenen Endgeräten (Computer, Smartphone, Tablets …) aus zugegriffen werden. Das Lesen und Bearbeiten von Dokumenten ist durch Benutzerrechte eingeschränkt, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Das DMS kann auch nativ digitale Dokumente unterstützen.
Avantages
Das EDM bietet mehrere nicht zu vernachlässigende Vorteile, insbesondere sie :
- 1) ermöglicht es, Informationen fast sofort zu finden, anstatt sich aufgrund einer zu großen Dokumentenmenge oder falsch abgelegter Dokumente durch Aktenordner wühlen zu müssen,
2) gewährleistet die Nachvollziehbarkeit von Dokumenten während ihrer gesamten Nutzung und einen durch Benutzerrechte gesicherten Zugriff,
3) vermeidet Lagerkosten und setzt physischen Platz in den Räumlichkeiten frei, da es nicht mehr notwendig ist, Papierdokumente aufzubewahren,
4) beseitigt potenzielle Fehlbedienungen,
5) garantiert die Sicherung von Dokumenten im Falle von Katastrophen wie Feuer oder Überschwemmung,
6) fördert die Zusammenarbeit durch die Möglichkeit, online gleichzeitig an ein und demselben Dokument zu arbeiten.
Das DMS vereinfacht somit die Verwaltung großer Dokumentenmengen und senkt die dadurch entstehenden Kosten.
Das Plus mit MCA Concept
Die Verwaltungssoftware MCA Kale bietet Ihnen eine Reihe von innovativen Modulen, die perfekt miteinander kommunizieren :
- E-Rechnung
- QR code
- Direkte Integration in die Buchhaltung
- Direkter Link zu Ihrer Website für Terminbuchungen und Terminverwaltungen
- DMS
Zusammenfassend
Elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) ist eine Schlüsseltechnologie für die digitale Transformation von Unternehmen in der Schweiz.
Sie ermöglicht die Entmaterialisierung, Verwaltung und Archivierung der Unternehmensdokumentation und bietet damit zahlreiche Vorteile, wie z. B. die Schnelligkeit des Zugangs zu InformationenDie Nachvollziehbarkeit von DokumentenDie Ergebnisse der Studie zeigen, dass sich die Ergebnisse der Studie durch die Einsparung von physischem Platz, die Eliminierung von Fehlbedienungen, die Datensicherung im Katastrophenfallund die Erleichterung der Zusammenarbeit durch die Möglichkeit, gleichzeitig an Online-Dokumenten zu arbeiten.
MCA Concept bietet mit MCA Kale eine innovative Lösung an, die sich mit DMS-Lösungen verbinden lässt und so den Schweizer Unternehmen eine umfassende Palette an Funktionen für die Verwaltung ihrer Dokumente bietet, einschließlich E-Invoicing und direkter Integration in die Buchhaltung.
Diese integrierte Lösung erleichtert den Übergang zu einer effizienteren Dokumentenverwaltungsumgebung und trägt zur Senkung der Kosten bei, die mit der Verwaltung großer Dokumentenmengen verbunden sind.
Durch die Einführung von MCA Kale und seinen erweiterten Funktionen können Unternehmen ihr Dokumentenmanagement verbessern und in einem sich ständig verändernden Geschäftsumfeld wettbewerbsfähig bleiben.