Le logiciel prend en charge la gestion des clients avec le suivi des emprunts, réservations, commandes ou achats, les cartes de fidélité ou bibliothèque et remises, mais également le suivi des diverses interactions avec le client.

Pour les prêts, vous gérez les emprunts de documents avec :
– le suivi des prêts et retours, avec rappels pour les échéances,
– la gestion des réservations et prolongations,
– la gestion des cartes de bibliothèque et des amendes.

Pour la vente, vous gérez vos ventes en bénéficiant d’une ou plusieurs caisses enregistreuses, intégrées à l’ERP. La caisse enregistreuse comprend la gestion de remises, bons cadeaux et cartes de fidélité.

Chaque transaction est enregistrée dans le logiciel, vous permettant de consulter vos ventes en détail.

Pour la distribution, vous gérez aisément vos commandes de la création à la livraison, avec un suivi en temps réel de chaque commande.

Vos clients peuvent consulter via un compte privé divers informations comme le statut de leur commande, la date d’échéance de leur emprunt ou l’historique de leurs achats, emprunts ou factures. Ils peuvent également effectuer diverses actions comme la prolongation d’un emprunt ou la réservation ou commande d’un titre particulier.

La gestion des plannings vous permet entre autres de planifier les horaires de vos employés et d’organiser différentes tâches de votre librairie, bibliothèque ou service de distribution tout en les attribuant à vos effectifs.

Les plannings incluent la gestion des échéances de prêts et des délais de livraison. Des rappels avertissent vos clients de l’arrivée de leur commande ou de l’approche de l’échéance de leurs emprunts.

L’aperçu des mouvements du stock vous permet de contrôler l’état des stocks et de gérer l’approvisionnement de votre librairie, bibliothèque ou entrepôt en conséquence. Vous gérez également l’acquisition de nouveaux ouvrages.

Pour les distributeurs, vous avez la possibilité de répartir vos stocks sur différents sites. Le logiciel vous permet ensuite de gérer vos stocks par emplacement.

MCA Books comprend un suivi des commandes fournisseurs, des livraisons et des paiements de factures fournisseurs.

Les fiches fournisseurs sont mises à jour à chaque nouvelle transaction pour vous fournir un historique complet.

Les bons de commandes ou frais de rappels sont transformés en factures en un clic, avec une mise en forme professionnelle prédéfinie par vos soins.

La gestion de la TVA est facile car elle est intégrée au logiciel et est paramétrable selon les normes en vigueur.

La gestion des impayés se fait au sein même du logiciel, avec des alertes et des relances automatiques.

La comptabilité est intégrée à votre gestion : plus besoin de réinsérer toutes les données pour les différents bilans. MCA Books intègre tous les comptes et gère les entrées, les sorties ainsi que les charges..

Les employés sont également intégrés à MCA Books, les salaires et les déductions qui y sont liés peuvent être définis.

Les heures peuvent être gérées de différentes façons : soit avec des heures fixes, soit avec une timbreuse reliée au logiciel ou encore une insertion des heures manuelle.

Les vacances, les congés payés et les absences justifiées ou non sont tous intégrés et peuvent être paramétrés selon votre règlement.

Les rapports de gestion et statistiques vous permettent d’analyser les données recueillies par le logiciel. Vous pouvez les mettre en forme à votre guise pour en retirer les éléments qui vous intéressent.

Vous pourrez ainsi notamment mesurer vos ventes générales ou par rayon et identifier le livre le plus populaire, ou analyser les tendances de votre clientèle en vue d’accroître la satisfaction client.

Des e-mails et SMS automatisés vous permettent de communiquer toute information concernant vos services à vos clients, partenaires et autres contacts, comme les horaires de vacances ou les nouvelles promotions.

Les clients peuvent aussi être automatiquement notifiés de l’arrivée de leur commande ou de l’approche de l’échéance de leurs emprunts.