EDM: Gestione Elettronica dei Documenti
Che cos’è?
L’EDM, o gestione elettronica dei documenti, è la dematerializzazione e l’archiviazione della documentazione aziendale. In questo modo è possibile utilizzare i documenti in formato digitale. I documenti sono supportati dal sistema EDM, dalla digitalizzazione, conservazione, indicizzazione, diffusione, fino all’archiviazione per la shelf life.
È sufficiente scansionare un documento cartaceo – come una fattura, un modulo d’ordine o un contratto – e poi convalidarlo in modo che venga integrato nella directory EDM in formato digitale. I documenti scansionati vengono quindi indicizzati automaticamente in base a criteri predefiniti. Possono essere ordinati per data, per cliente, per numero di riferimento, ecc.
I documenti gestiti dall’EDM sono generalmente accessibili da diversi terminali (computer, smartphone, tablet…). La lettura e la modifica dei documenti è limitata dai diritti dell’utente al fine di garantire la sicurezza dei dati.
Il EDM può anche supportare documenti nativamente digitali.
Avantages
L’elettroerosione offre diversi vantaggi importanti, tra cuigligeables, notamment elle :
- 1) permette di trovare le informazioni quasi immediatamente, invece di dover rovistare negli schedari a causa di una grande mole di documenti o di documenti mal classificati,
2) garantisce la tracciabilità dei documenti durante tutto il loro utilizzo e l’accesso sicuro attraverso i diritti degli utenti,
3) evita i costi di archiviazione e libera spazio fisico nella sede, poiché non è più necessario conservare documenti cartacei,
4) elimina i potenziali errori di manipolazione,
5) garantisce il backup dei documenti in caso di disastri come incendi o alluvioni,
6) promuove la collaborazione consentendo alle persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento online.
L’EDM semplifica quindi la gestione di grandi volumi di documenti e ne riduce i costi.
Il vantaggio di MCA Concept
Il software di gestione MCA Kale offre una serie di moduli innovativi che comunicano perfettamente tra loro :
- E-fattura
- QR code
- Integrazione diretta in contabilità
- Collegamento diretto al vostro sito web per la presa di appuntamenti e la gestione del calendario
- EDM
Per riassumere
La gestione elettronica dei documenti (EDM) è una tecnologia chiave per la trasformazione digitale delle aziende in Svizzera.
Consente la dematerializzazione, la gestione e l’archiviazione della documentazione aziendale, offrendo così numerosi vantaggi come Tempestività dell’accesso alle informazioniLe Tracciabilità documentale, risparmiando spazio fisico, eliminando gli errori di gestione, Backup dei dati in caso di disastroe l’agevolazione della collaborazione grazie alla possibilità di lavorare contemporaneamente su documenti online.
MCA Concept offre una soluzione innovativa, MCA Kale, in grado di interfacciarsi con le soluzioni EDM, offrendo alle aziende svizzere una gamma completa di funzionalità per la gestione dei propri documenti, tra cui la fatturazione elettronica e l’integrazione diretta nella contabilità.
Questa soluzione integrata facilita la transizione verso un ambiente di gestione dei documenti più efficiente e aiuta a ridurre i costi associati alla gestione di grandi volumi di documenti.
Adottando MCA Kale e le sue funzionalità avanzate, le aziende possono migliorare la gestione dei documenti e rimanere competitive in un ambiente aziendale in continua evoluzione.