GED: gestion électronique des documents
Qu’est-ce que c’est ?
La GED, ou gestion électronique des documents, consiste en la dématérialisation et l’archivage de la documentation de votre entreprise. Elle permet ainsi d’exploiter des documents au format numérique. Les documents sont pris en charge par le système de GED, de leur numérisation, leur stockage, leur indexation, leur diffusion, à leur archivage pour la durée de conservation.
Il suffit de scanner un document papier – comme une facture, un bon de commande ou un contrat – puis de le valider pour qu’il soit intégré au répertoire de la GED sous format numérique. Les documents numérisés sont ensuite indexés automatiquement selon des critères préalablement définis. Ils peuvent être classés par date, par client, par numéro de références, etc.
Les documents gérés par la GED sont généralement accessibles à partir de différents terminaux (ordinateur, smartphone, tablettes…). La lecture et modification des documents est restreint par des droits d’utilisateur afin de garantir la sécurité des données.
La GED peut également prendre en charge des documents nativement numériques.
Avantages
La GED offre plusieurs avantages non-négligeables, notamment elle :
- 1) permet de retrouver une information quasi-instantanément au lieu de devoir fouiller dans des classeurs à cause d’une masse documentaire trop importante ou de documents mal classés,
2) garantit la traçabilité des documents tout au long de leur utilisation et un accès sécurisé par des droits d’utilisateurs,
3) évite les frais de stockages et libère l’espace physique dans les locaux puisqu’il n’est plus nécessaire de conserver des documents papiers,
4) élimine toute potentielle erreur de manipulation,
5) garantit la sauvegarde des documents en cas de sinistres comme un incendie ou une inondation,
6) favorise la collaboration grâce à la possibilité de travailler simultanément sur un même document en ligne.
La GED simplifie ainsi la gestion de gros volumes de documents et réduit les coûts engendrés par ces derniers.
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