Logiciel de gestion pour librairie et bibliothèque
Entretenez un catalogue informatisé, suivez le parcours de votre collection de livres en temps réel, que vous gériez le prêt ou la vente de livres, et maximisez la gestion de vos stocks.
Une panoplie de fonctionnalités au choix
MCA Books est un logiciel de gestion de librairie et bibliothèque personnalisable. Ceci vous donne la possibilité d’activer uniquement les modules et fonctionnalités dont vous avez l’utilité, afin de disposer d’une solution qui vous corresponde à 100%.
Cependant, pour vous guider dans votre choix, 3 versions de base du logiciel vous sont proposées, avec un set de fonctionnalités définies. Ces packs peuvent être ajustés à tout moment, que ce soit avant ou après la mise en place du logiciel.
Vous n’avez pas l’utilité d’une caisse enregistreuse ? Aucun problème, le module ne sera pas inclus dans votre abonnement. Votre organisation se développe et vous gérez à présent des salariés ? Les fonctionnalités RH sont rajoutées à votre compte.
Packs MCA Books BO-1200 à BO-1600
BO-1200
- Gestion des ouvrages
- Gestion des produits et prestations
- Gestion des clients et fournisseurs
- Génération et lecture de codes-barres
- Devis, bons de commandes et fiche de travail
- Facture avec QR-code
- Graphe et statistiques
- Comptabilité générale
- Comptabilité auxiliaire
- Décompte TVA
- Regroupement de paiements
BO-1400
- BO-1200
- Gestion des stocks
- Caisse enregistreuse tactile (MAC, PC, Android)
- Décompte journalier
- Retour marchandise
- Acomptes et notes de crédit
- Bons cadeaux et cartes membre
- Note de frais (mobile)
BO-1600
- BO-1400
- Gestion des salaires
- Gestion des décomptes assurances sociales
- Gestion du temps
- Planning-RH et solde des congés
- Décompte des heures
Bénéficiez de matériel de caisse enregistreuse
- Ordinateur à écran tactile
- Tiroir caisse
- Lecteur code-barre
- Imprimante thermique
Gestion de librairie
Optimisez vos niveaux de stock
Commandes non-honorées, clients mécontents et perte de ventes potentielles, pile de livres invendus, coûts élevés de stockage et vente à prix fortement réduit, telles sont les conséquences d’une mauvaise gestion de stock pour les librairies.
Avec MCA Books, la gestion de la chaine d’approvisionnement est nettement simplifiée grâce aux divers processus numériques.
Vous visualisez en temps réel les niveaux et mouvements de vos stocks. Des alertes paramétrables vous préviennent lorsque le stock minimum d’un article est atteint. Et des commandes fournisseurs peuvent être générées automatiquement selon les besoins.
Par le biais de rapports et statistiques, vous analysez vos ventes selon différents critères (popularité des titres ou auteurs, périodes de haute saison, etc.) pour mieux planifier vos approvisionnements.
Le rendement de vos stocks est ainsi optimisé, les risques de sur- ou sous-stockage sont évités et les délais des commandes sont respectés.
Gestion de bibliothèque
Gardez un œil sur votre collection
Les documents mal classés, les informations non recensées et l’accumulation de prêts non rendus sont un véritable cauchemar pour les bibliothèques.
Dans ces conditions, les risques de perte de documents sont élevés. La disparition à répétition de livres fait durer le récolement, engendre des frais dont on pourrait bien se passer et frustre les lecteurs.
Avec MCA Books, vous disposez d’un système centralisé vous permettant de garder une trace de la totalité des mouvements de votre collection.
Vous répertoriez tous vos ouvrages dans la base de données du logiciel, en renseignant les informations propres à chaque titre. Chaque article dispose d’une fiche indiquant sa disponibilité, son emplacement actuel, le contact associé en cas d’emprunt, ainsi que l’historique des emprunts et retours et autres mouvements.Le système détecte automatiquement les livres non rendus et génère des rappels à l’intention du lecteur concerné.
Les informations sont bien attribuées et vous savez ainsi à tout moment où se trouvent vos livres et autres articles, que ce soit en rayon, en stock ou en prêt chez un lecteur ou autre établissement.
La simplicité d’un système informatisé
Classez numériquement vos ouvrages par titre, auteur, ISBN… et gérez votre inventaire via des codes-barres ou QR-codes.
Surveillez le parcours de votre collection au fil des emprunts ou des ventes, en conservant l’historique des mouvements.
Partagez vos catalogues numériques sur votre site web en permettant la recherche en ligne par titre, auteur, mot-clé ou autre critère.
Connecté à votre site web
Intégrez les cartes de bibliothèque et de fidélité au système et ouvrez un espace client, accessible depuis votre site web.
Les lecteurs gèrent leurs emprunts (en cours, historique, prolongation, etc.), leurs amendes et la réservation de documents.
Les clients ont accès à leurs commandes (en cours, historique, etc.) et leurs factures (ouvertes ou réglées).
Des communications automatisées
Limitez les oublis ou les retards grâce à des e-mails ou SMS automatisés à l’intention des clients ou lecteurs.
Paramétrez des rappels en fonction de divers scénarios :
– commande en attente au magasin,
– prêt arrivant à échéance,
– retard dans le retour d’un document,
– etc.
MCA Books
Une gestion documentaire dématérialisée
MCA Books est un logiciel de gestion de librairie et bibliothèque intuitif. Il permet de tenir une base de données détaillée de vos livres et autres médias et de piloter les opérations essentielles à votre activité.
Pour les librairies, les fonctionnalités avancées de cet outil de gestion vous aident à gérer tous les aspects commerciaux de votre magasin : client, fournisseurs, factures, stocks, commandes, etc.
Pour les bibliothèques, cette solution vous assiste dans vos nombreuses opérations, notamment la constitution du fonds documentaire, l’indexation et le catalogage de document et l’enregistrement des emprunts et leur suivi.
Disponible en mode SaaS, ce logiciel intègre un système centralisé pour le suivi du parcours de votre collection, avec toutes les informations actualisées à disposition. L’aspect planning gère méticuleusement les commandes et les prêts pour garantir la traçabilité de vos articles.
La liaison des articles au système via des codes-barres simplifie non seulement la vente et le prêt de documents, mais également la tenue de l’inventaire et le récolement.
À la gestion de documentaire vient s’ajouter selon les besoins la gestion RH, avec la préparation de fiches de salaire, le suivi des heures des salariées, la planification des horaires, le solde de congés, etc.
Les processus automatisés vous font gagner un temps précieux en éliminant les tâches fastidieuses.
Solution modulable
Modules de base compris avec MCA Books
Base ERP – CRM – CMS
Toute la gestion administrative standard de votre établissement, avec référencement des livres, gestion des stocks et liaison avec Woocommerce pour WordPress. Suivi des interactions avec les lecteurs, clients ou prospects, avec gestion des contacts, historiques des communications et actions. Modèles de contrats ou lettres types de correspondances avec vos interlocuteurs, reliés directement aux dossiers avec la possibilité d’intégrer des annexes.
Module Planning
Toute la gestion planning, que ce soit pour le suivi des prêts ou commandes, les rendez-vous ou les horaires des employés.
Module Guest Access
Accès invité sécurisé à divers informations et documents pour les clients, lecteurs ou employés.
Module Reporting
Rapports et statistiques en temps réel, sous forme de graphe ou en tableau.
Module Cash Register
Caisse enregistreuse avec gestion de clients, articles par catégorie, rabais, bons cadeaux et points de fidélités.
Modules complémentaires
MCA Books étant une solution de gestion flexible, il vous est possible d’y adjoindre des modules supplémentaires. N’hésitez pas à consulter notre page de modules pour connaître les options disponibles.
Les atouts d’une solution de gestion flexible
Intégration aisée et vaste compatibilité
- Ajouts rapide et simple de modules et services, avec comme socle une banque de données unique
- Vaste interopérabilité avec vos applications tierces, votre outil de e-commerce, différents OS (Windows, Mac, Android et Linux) et vos machines tierces
Haute sécurité, protection, disponibilité et confidentialité de vos données
Est prioritaire pour MCA la sauvegarde, les droits d’accès, le stockage des données en Suisse en cloud privé sécurisé, vous apportant :
- Confiance accrue de votre clientèle, de vos fournisseurs et collaborateurs
- Réputation préservée
Conforme à la législation & réglementation
- Comptabilité et gestion de vos opérations conformes aux normes légales les plus récentes.
- Conformité avec la norme ISO 20022, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), à la facture avec QR-Code, etc.
Évolutivité et amélioration continue
- Nouvelles fonctionnalités et améliorations applicatives régulières, ce qui favorisent les bonnes pratiques métier et améliorent vos opérations
- Nouveaux services proposés en accord avec les besoins exprimés par les clients, les tendances du marché et de la technologie
Plateforme de travail partagée
- Synchronisation des documents et données avec historique des modifications
- Différents niveaux d’accès selon les profils établis
Taillés sur mesure
- Personnalisables et accessibles (mobile, tablette, PC/Mac)
- Interface multilingue, adaptable au goût et couleurs de votre société (FR, EN, DE, IT)
Cloud computing et dématérialisation des processus
- Accès aux données en tout lieu et à tout moment
- Coûts réduits en matière d’infrastructure (parc informatique)
Fonctionnalités clés
Un système connecté pour une meilleure traçabilité
Gestion de collections
Le logiciel de gestion de librairie et bibliothèque permet de répertorier tout type de livres et documents (physique ou numérique) et autres articles audiovisuels comme des CDs ou documentaires.
Vous créez vos fiches articles dans le logiciel. Ces dernières regroupent différentes informations propres à chaque titre : informations bibliographiques, rayon, stock, mouvements, historiques des achats ou emprunts, prix de vente, etc. Ceci vous permet notamment de reconstituer le parcours de votre collection.
L’établissement du catalogue et de l’inventaire de votre librairie ou bibliothèque passe par l’emploi de code-barres ou QR-codes.
Grâce au système de codes-barres, vous passez moins de temps sur l’inventaire ou le récolement. Il suffit de scanner un code et le logiciel compare automatiquement l’article concerné à la liste d’inventaire établie. À la fin de l’inventaire, le logiciel vous signale les articles manquants.
Pas besoin d’imprimer des listes sur papier, vous accédez aux données dans le logiciel depuis un smartphone ou une tablette.
MCA Books inclut également la gestion de catalogues en ligne permettant aux clients de rechercher, réserver et/ou commander un ou plusieurs ouvrages parmi votre collection.
Planning
Dans le planning, vous organisez les horaires de vos employés ainsi que les différentes tâches de votre librairie ou bibliothèque, que vous attribuez à vos effectifs.
Le planning du logiciel de gestion de librairie et bibliothèque comprend le suivi des échéances de prêts et des délais de livraison. Il est lié au système de rappels automatiques.
Comptabilité
La comptabilité est intégrée à votre gestion : plus besoin de réinsérer toutes les données pour les différents bilans. MCA Books intègre tous les comptes et gère les entrées, les sorties ainsi que les charges.
Suivi des ventes
L’aspect de gestion de librairie du logiciel prend en charge la gestion des clients avec le suivi des commandes ou achats, les cartes de fidélité et remises, mais également le suivi des diverses interactions avec le client.
Le logiciel intègre également une ou plusieurs caisses enregistreuses, connectée(s) à l’ERP. Vous effectuez vos ventes dans le logiciel caisse et chaque transaction est soigneusement consignée dans le système. Vous gagnez du temps sur votre comptabilité grâce au report automatique des opérations de caisse.
À partir de votre site web ou boutique en ligne, vos clients peuvent consulter via un compte privé diverses informations comme le statut de leur commande ou l’historique de leurs achats et factures.
Rapport et analytique
Les rapports de gestion et statistiques vous permettent d’analyser les données recueillies par le logiciel. Vous pouvez les mettre en forme à votre guise pour en retirer les éléments qui vous intéressent.
Vous pourrez ainsi notamment mesurer vos ventes générales ou par rayon et identifier le livre le plus populaire, ou analyser les tendances de votre clientèle en vue d’accroître la satisfaction client.
Gestion des employés
Les employés sont également pris en charge par MCA Books, les salaires et les déductions qui y sont liés peuvent être définis.
Les heures peuvent être gérées de différentes façons : soit avec des heures fixes, soit avec une timbreuse reliée au logiciel ou encore une insertion des heures manuelle.
Les vacances, les congés payés et les absences justifiées ou non sont tous intégrés et peuvent être paramétrés selon votre règlement.
Suivi des prêts
L’aspect de gestion de bibliothèque du logiciel permet de tenir une base de données des livres et autres médias empruntés. La gestion de prêt englobe les prêts aux usagers et les prêts interbibliothèques.
Vous gérez les emprunts de documents, ce qui inclut :
– le suivi des prêts et retours, avec rappels pour les échéances,
– la gestion des réservations et prolongations,
– la gestion des cartes de bibliothèque et des amendes.
Le logiciel de gestion relie fiche lecteur et carte de bibliothèque afin d’attribuer un prêt à la bonne personne lors du scannage du code-barre. Le statut du document emprunté est automatiquement mis à jour dans le catalogue.
La fiche lecteur est reliée au compte utilisateur, qui peut être créé depuis votre site web. Le lecteur peut consulter certaines informations en se connectant à son compte. Par exemple, il peut voir quels documents il a emprunté, la durée des prêts, la solde de ses amendes, etc.
La gestion de prêt englobe également les prêts interbibliothèques, avec la réception ou l’envoi de demandes de document et le suivi des articles.
Rappels et communication client
Le logiciel de gestion de librairie et bibliothèque génère automatiquement des notifications et rappels par e-mails et SMS pour les prêts et les commandes.
Rappel d’échéance, livre non rendu, amende impayée, commande à récupérer… vous paramétrez modèles de texte et délais et le logiciel se charge du reste.
Vous pouvez également partager les nouvelles de votre établissement en préparant des newsletters ou des campagnes marketing personnalisées pour les évènements à venir (atelier, rencontre d’auteur, etc.) ou les offres promotionnelles.
Gestion du stock
L’aperçu des mouvements du stock vous permet de contrôler l’état des stocks et de gérer l’approvisionnement de votre librairie ou bibliothèque en conséquence.
Vous avez la possibilité de répartir vos stocks sur différents sites. Le logiciel vous permet ensuite de gérer vos stocks par emplacement.
Vous gérez également l’acquisition de nouveaux ouvrages. MCA Books comprend un suivi des commandes fournisseurs, des livraisons et des paiements de factures fournisseurs.
Les fiches fournisseurs sont mises à jour à chaque nouvelle transaction pour vous fournir un historique complet.
Facturation
Les bons de commandes ou frais de rappels sont transformés en factures en un clic, avec une mise en forme professionnelle prédéfinie par vos soins en format pdf.
La TVA est intégrée au logiciel de gestion de librairie et bibliothèque et est paramétrable selon les normes en vigueur.
La gestion des impayés se fait au sein même du logiciel, avec des alertes et des relances automatiques.
Questions fréquentes
À qui s'adresse ce logiciel ?
MCA Books est spécialement conçu pour la gestion de grandes quantités de livres. Il peut donc être pris en main par tout type d’établissement ou d’entreprise en charge d’une collection d’ouvrages (livres, articles, documents, etc.), que ce soit pour le prêt ou la vente de livres neufs, d’occasion ou de collection.
Que vous teniez une bibliothèque publique ou une bibliothèque universitaire, une médiathèque, un centre de recherche, une librairie jeunesse, une librairie spécialisée dans les manuels scolaires, une boutique de bande dessinée (comics)… le logiciel disposent de fonctionnalités s’adaptant à vos méthodes de travail et à vos besoins.
Le logiciel suit-il un modèle d'abonnement ou de licence perpétuelle ?
Le logiciel de gestion pour librairies et bibliothèques est proposé sous forme d’abonnement, c’est-à-dire en mode SaaS.
Ce modèle vous permet de bénéficier de mises à jours et de modifier vos fonctionnalités et utilisateurs quand vous le souhaitez.
Comment accéder à mon logiciel ?
Vous n’avez rien à télécharger ou installer. Le logiciel de gestion est accessible depuis une url privée que nous vous fournissons.
Il suffit d’entrer l’url dans le navigateur et de vous connecter à votre compte avec vos identifiants.
Plus de 20 ans d’expérience
Éditeur de logiciels et expert en gestion d’information, MCA Concept améliore continuellement sa base de logiciels pour répondre aux demandes des clients.
Nous restons attentifs à vos besoins et adaptons les processus du logiciel en fonction de vos méthodes de travail, pour vous simplifier la tâche au maximum.
Vous cherchez à consolider la gestion de votre librairie ou bibliothèque ?
Recevez une offre personnalisée
Pour résumer
MCA Books est bien plus qu’un simple logiciel de gestion pour librairies et bibliothèques.
Il offre une panoplie de fonctionnalités modulables, vous permettant de personnaliser votre solution pour répondre parfaitement à vos besoins spécifiques.
Que vous soyez une librairie cherchant à optimiser vos niveaux de stock, à gérer vos ventes, ou une bibliothèque désirant suivre de près la traçabilité de votre collection, MCA Books simplifie l’ensemble de ces opérations essentielles.
Notre logiciel vous garantit une intégration aisée, une sécurité optimale pour vos données, une conformité aux réglementations, et une évolutivité continue pour rester à jour avec les dernières tendances.
Ne laissez pas une mauvaise gestion de stock ou de prêts nuire à l’efficacité de votre établissement.
Optez pour MCA Books et libérez du temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : vos clients et vos lecteurs.
Commandez MCA Books dès aujourd’hui et offrez-vous un outil puissant pour la gestion de votre librairie ou bibliothèque.
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