Logiciel de gestion pour notaires

Assurez le suivi du temps passé et des prestations par mandat, facturez vos prestations par dossier/client selon la tarification de préférence et gérez tous les éléments de vos dossiers dans une seule plateforme de travail.

Logo dépeignant une plume de notaire en référence aux études notariales

Un logiciel pour étude notariale sur mesure

MCA Notary est un logiciel hautement flexible, auquel vous pouvez ajouter toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Toutefois, pour vous guider dans votre choix d’outil de gestion, nous vous proposons 3 versions de base, avec plus ou moins de fonctionnalités.

Packs MCA Notary N-1200 à N-1600

Logo dépeignant une plume de notaire en référence aux études notariales

N-1200

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N-1400

Logo dépeignant une plume de notaire en référence aux études notariales

N-1600

Avec MCA Notary

Pilotez votre activité en toute sérénité

MCA Notary, logiciel adapté aux besoins des études notariales, est un outil fiable pour stocker et consulter les différents actes et contrats authentifiés et optimiser l’organisation des différents registres.

Une gestion des contacts vous donnant à la fois la possibilité de fixer et d’organiser des rendez-vous avec vos clients mais aussi de gérer l’historique des échanges de chaque dossier.

Le logiciel prend au sérieux la question des dépôts dans les études de notaires et vous permet de gérer les flux d’argent pour chaque dossier et chaque projet.

Solution modulable

Modules de base compris avec MCA Notary

Base ERP – CRM – CMS

Gestion administrative classique de votre étude, avec gestion des flux monétaires entrants et sortants par dossier et par projet pour faciliter la liaison entre l’état, les banques et les individus. Suivi des tâches et interactions avec les clients ou prospects, avec gestion des contacts, historiques. Modèles de contrats ou des lettres-types de correspondances avec vos interlocuteurs, reliés directement aux dossiers avec la possibilité d’intégrer des annexes.

Module Planning

Toute la gestion planning, que ce soient les rendez-vous, les tâches à accomplir par dossier ou les horaires des employés.

Module Guest Access

Accès invité sécurisé à divers informations et documents pour les clients, fournisseurs, prestataires, prospects ou employés.

Module Reporting

Rapports et statistiques en temps réel, sous forme de graphe ou en tableau.

Modules complémentaires

Il est possible d’ajouter des modules complémentaires au logiciel. N’hésitez pas à consulter notre page de modules pour connaître les options disponibles.

Présentation des modules de MCA Notary sur différents écrans

Les avantages d’un logiciel flexible

N

Haute sécurité, protection, disponibilité et confidentialité de vos données

Est prioritaire pour MCA la sauvegarde, les droits d’accès, le stockage des données en Suisse en cloud privé sécurisé, vous apportant :

  • Confiance accrue de votre clientèle, de vos fournisseurs et collaborateurs
  • Réputation préservée
N

Évolutivité et amélioration continue

  • Nouvelles fonctionnalités et améliorations applicatives régulières, ce qui favorisent les bonnes pratiques métier et améliorent vos opérations
  • Nouveaux services proposés en accord avec les besoins exprimés par les clients, les tendances du marché et de la technologie
N

Cloud computing et dématérialisation des processus

  • Accès aux données en tout lieu et à tout moment
  • Coûts réduits en matière d’infrastructure (parc informatique)
N

Conforme à la législation & réglementation

  • Comptabilité et gestion de vos opérations conformes aux normes légales les plus récentes.
  • Conformité avec la norme ISO 20022, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), à la facture avec QR-Code, etc.
N

Intégration aisée et vaste compatibilité

  • Ajouts rapide et simple de modules et services, avec comme socle une banque de données unique
  • Vaste interopérabilité avec vos applications tierces, votre outil de e-commerce, différents OS (Windows, Mac, Android et Linux) et vos machines tierces
N

Taillés sur mesure

  • Personnalisables et accessibles (mobile, tablette, PC/Mac)
  • Interface multilingue, adaptable au goût et couleurs de votre société (FR, EN, DE, IT)
N

Plateforme de travail partagée

  • Synchronisation des documents et données avec historique des modifications
  • Différents niveaux d’accès selon les profils établis

Fonctionnalités clés

Une vision globale de chaque mandat

Suivi des dossiers

Vous gérez efficacement chaque dossier de votre étude en bénéficiant d’une vision complète de toute la documentation, le carnet d’adresse, les plannings et les échanges avec les clients qui y sont rattachés ainsi que les flux financiers.

Des modèles de textes et de mises en page préétablis par vos soins viennent simplifier la création de tout type de documents (actes notariés, courriers, factures, contrats, .…).

Certains documents ou informations utiles concernant un dossier peuvent être rendus accessibles en ligne aux clients ou autres intervenants par le biais d’un compte privé.

Facturation

MCA Notary dispose d’un système Time-sheet pour le suivi des temps de travail : vous saisissez le temps passé sur chaque dossier (rédactions de documents, rendez-vous, appels, …) directement dans votre Time-sheet.

Vous générez vos factures au temps passé ou au forfait sur condition tarifaire, en y ajoutant les frais, émoluments et débours. Vos conventions d’honoraires peuvent être intégrées au système de facturation avec les tarifications applicables à vos clients et dossiers. Il est possible de facturer un client sur plusieurs dossiers ou plusieurs clients dans un même dossier.

La gestion des impayés se fait au sein même du logiciel, avec des alertes et des relances automatiques.

Comptabilité

La comptabilité est intégrée à votre gestion : plus besoin de réinsérer toutes les données pour les différents bilans. MCA Notary intègre tous les comptes et gère les entrées, les sorties ainsi que les charges.

La gestion de la TVA est facile car elle est intégrée au logiciel et est paramétrable selon les normes en vigueur.

Présentation des factures dans MCA Colibri

Planning

MCA Notary intègre une gestion des plannings : vous planifiez et assignez les tâches à accomplir pour un dossier en incluant les échéances. Des rappels automatiques vous alertent de l’approche des divers délais liés aux dossiers en cours.

Vous gérez également vos différents rendez-vous et évènements ponctuels ou récurrents dans votre agenda qui peut être partagé avec vos collaborateurs.

Rapport et analytique

Les rapports de gestion vous permettent d’analyser les données recueillies par le logiciel. Vous pouvez les mettre en forme à votre guise pour en retirer les éléments qui vous intéressent.

Vous pourrez ainsi analyser votre activité notamment en mesurant le revenu moyen par dossier ou en évaluant la performance de vos équipes.

Présentation des factures dans MCA Colibri

Communication avec les clients

Des e-mails et SMS automatisés vous permettent de communiquer toute information concernant les dossiers en cours à vos clients, partenaires et autres contacts.

Gestion des employés

Les employés sont également intégrés à MCA Notary, les salaires et les déductions qui y sont liés peuvent être définis.

Les heures peuvent être gérées de différentes façons : soit avec des heures fixes, soit avec une timbreuse reliée au logiciel ou encore une insertion des heures manuelle.

Les vacances, les congés payés et les absences justifiées ou non sont tous intégrés et peuvent être paramétrés selon votre règlement.

Présentation des factures dans MCA Colibri

Plus de 20 ans d’expérience

Éditeur de logiciels et expert en gestion d’information, MCA Concept améliore continuellement sa base de logiciels pour répondre aux demandes des clients.

Nous restons attentifs à vos besoins et adaptons les processus du logiciel en fonction de vos méthodes de travail, pour vous simplifier la tâche au maximum.

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