Désormais, MCA Kale et ses déclinaisons peuvent s’interfacer avec des solutions GED, grâce aux prestataires avec qui MCA Concept collabore.
MCA Kale, logiciel ERP CRM CMS et plus encore, gère déjà l’établissement et le classement de documents sous format numérique. Cependant, si votre entreprise dispose d’une solution GED et que vous souhaitez la conserver tout en utilisant MCA Kale, il est possible de connecter la solution GED existante à MCA Kale pour qu’elle prenne en charge le stockage et l’archivage de la documentation.
Petit rappel sur la GED…
La GED, ou gestion électronique des documents, vous permet de dématérialiser et archiver les différents documents de votre entreprise. Les documents sont pris en charge par le système de GED, de leur création ou numérisation, leur stockage, leur indexation, leur diffusion, à leur archivage pour la durée de conservation.
Contrat, facture, bon de commande, reçu… Toute documentation peut être intégrée dans le système GED, et ce qu’il s’agisse d’un document nativement numérique ou d’un document papier. Un document sous format papier devra d’abord être scanné afin d’être dématérialisé pour que le système de GED le prenne en charge sous format numérique.
Une fois dans le système, les documents sont indexés afin qu’ils soient bien classés et puissent être rapidement retrouvés par les utilisateurs du système. Le classement peut s’organiser selon différents critères : par date, par client, par numéro de référence, par mots-clés, etc.
Les documents stockés sont généralement accessibles à partir de différents terminaux (ordinateur, smartphone, tablettes…) et des droits d’accès sont mis en place afin de définir qui est habilité à lire un document ou à le modifier.
…et ses avantages
La GED présente plusieurs avantages, notamment elle :
- 1) permet de retrouver une information quasi-instantanément au lieu de devoir fouiller dans des classeurs à cause d’une masse documentaire trop importante ou de documents mal classés,
2) garantit la traçabilité des documents tout au long de leur utilisation,
3) libère de l’espace physique dans les locaux puisqu’il n’est plus nécessaire de conserver des centaines de documents papiers.