MCA Acquisti – Gestione degli approvvigionamenti

La Gestione degli approvvigionamenti permette di gestire l’intero ciclo di acquisto in modo strutturato, dalla richiesta di preventivo fino all’integrazione contabile, garantendo il controllo degli impegni dei fornitori, la tracciabilità delle prestazioni esterne e la conformità finanziaria.

Si articola in 5 fasi chiave:
1. Preventivi e Ordini di acquisto
2. Ricezione e controllo
3. Schede di lavoro fornitori / subappalto
4. Contabilità e IVA
5. Report e statistiche

1. Preventivi e Ordini di acquisto
Fasi: Aperto-> In attesa di approvazione -> In attesa della merce -> Da ricevere -> Ricevuto -> Collegato a fattura -> Archiviato
Formalizzazione e validazione degli impegni prima della fatturazione.
• Creazione e gestione dei preventivi fornitori (richieste di prezzo)
• Confronto delle offerte dei fornitori
• Generazione degli ordini di acquisto
• Validazione interna degli impegni
• Trasformazione del preventivo in ordine di acquisto
• Monitoraggio degli ordini in attesa, parziali o chiusi
• Storico completo degli impegni

2. Ricezione e controllo
Monitoraggio delle merci e delle prestazioni ricevute per garantire la conformità con gli ordini.
Fasi: Aperto -> In attesa della merce -> Ricezione parziale/completa -> Validato -> Collegato a fattura
• Ricezione parziale o multipla di prodotti e prestazioni
• Validazione delle prestazioni fornite e delle quantità consegnate
• Controllo delle discrepanze e anomalie
• Gestione dei codici a barre per tracciabilità
• Aggiornamento automatico del magazzino alla ricezione
• Preparazione all’integrazione contabile

3. Schede di lavoro – Fornitori e Subappalto
Gestione strutturata delle prestazioni eseguite da subappaltatori o fornitori. Ogni scheda segue un workflow chiaro, garantendo tracciabilità, conformità e imputazione precisa dei costi al progetto o ordine relativo.
Fasi: Aperto -> In attesa di approvazione -> In attesa di merce/prestazione -> Da consegnare -> Eseguire -> In corso -> Consegnato -> Eseguito -> Collegato a fattura -> Archiviato
• Associazione di fornitori o subappaltatori ai progetti
• Monitoraggio delle interventi esterne
• Tracciabilità completa delle prestazioni
• Imputazione dei costi al progetto di riferimento
• Collegamento delle schede di lavoro alle fatture fornitori

4. Contabilità e IVA
Integrazione automatica e conforme delle operazioni di acquisto.
• Configurazione dei conti contabili (Costi, Magazzino, Fornitori, IVA)
• Gestione dell’IVA per prodotto o servizio
• Contabilità fornitori ausiliaria
• Generazione automatica delle scritture contabili
• Gestione degli acquisti in multivaluta (se attivata)
• Scadenziario pagamenti: monitoraggio delle scadenze per pianificare la liquidità ed evitare ritardi
• Analisi dei pagamenti per periodo: reporting dei pagamenti effettuati e futuri per un controllo preciso della liquidità
• Gestione ammortamenti: monitoraggio e contabilizzazione automatica degli ammortamenti legati agli acquisti
• Ordini permanenti: gestione dei pagamenti ricorrenti per semplificare il monitoraggio degli impegni regolari

5. Report e statistiche
Aggiornamento automatico dei dati per il controllo strategico degli acquisti.
• Analisi dei volumi di acquisto per periodo
• Statistiche per fornitore o categoria
• Monitoraggio dei costi e impatto sui margini