MCA Achat – Gestion des Approvisionnements

Gestion des Approvisionnements permet de gérer l’ensemble du cycle d’achat de manière structurée, depuis la demande de prix jusqu’à l’intégration comptable, tout en assurant le contrôle des engagements fournisseurs, la traçabilité des prestations externes et la conformité financière.

Il s’organise en 5 étapes clés :
1. Devis et Bons de commande
2. Réception et contrôle
3. Fiches de travail fournisseurs / sous-traitance
4. Comptabilité et TVA
5. Reporting & statistiques

1. Devis et Bon de commande
Etapes : Ouvert -> Attente d’approbation -> Attente de marchandise -> À réceptionner -> Réceptionné -> Lié à une facture -> Archivé
Formalisation et validation des engagements avant facturation.
• Création et gestion des devis fournisseurs (demandes de prix)
• Comparaison des offres fournisseurs
• Génération des bons de commande
• Validation interne des engagements
• Transformation devis en bon de commande
• Suivi des commandes en attente, partielles ou clôturées
• Historique complet des engagements

2. Réception et contrôle
Suivi des marchandises et prestations reçues afin d’assurer la conformité avec les commandes.
Etapes : Ouvert -> Attente de marchandise -> Réception partielle/réceptionné -> Validé -> Lié à une facture
• Réception partielle ou multiple des produits et prestations
• Validation des prestations fournies et des quantités livrées
• Contrôle des écarts et anomalies
• Gestion des codes-barres pour traçabilité
• Mise à jour automatique des stocks lors de la réception
• Préparation à l’intégration comptable

3. Fiches de travail – Fournisseurs et Sous-traitance
Gestion structurée des prestations réalisées par les sous-traitants ou fournisseurs. Chaque fiche de travail suit un workflow clair, garantissant traçabilité, conformité et imputation précise des coûts au projet ou à la commande concernée.
Étapes : Ouvert -> Attente d’approbation -> Attente de marchandise / prestation -> À livrer -> Exécuter -> En cours d’exécution -> Livré -> Exécuté -> Lié à une facture -> Archivé
• Association des fournisseurs ou sous-traitants aux projets
• Suivi des interventions externes
• Traçabilité complète des prestations
• Imputation des coûts au projet concerné
• Liaison des fiches de travail aux factures fournisseurs

4. Comptabilité et TVA
Intégration automatique et conforme des opérations d’achat.
• Paramétrage des comptes comptables (Charges, Stocks, Fournisseurs, TVA)
• Gestion de la TVA par produit ou service
• Comptabilité auxiliaire fournisseurs
• Génération automatique des écritures comptables
• Gestion des achats en multidevises (si activé)
• Échéancier des paiements : suivi des dates d’échéance pour planifier les sorties de trésorerie et éviter les retards
• Analyse des paiements par période : reporting des paiements réalisés et à venir pour un suivi précis de la trésorerie
• Gestion des amortissements : suivi et comptabilisation automatique des amortissements liés aux achats
• Ordres permanents : gestion des paiements récurrents pour simplifier le suivi des engagements réguliers

5. Reporting et statistiques
Mise à jour automatique des données pour pilotage stratégique des achats.
• Analyse des volumes d’achat par période
• Statistiques par fournisseur ou catégorie
• Suivi des coûts et impact sur la marge