MCA Einkauf – Beschaffungsmanagement

Die Beschaffungsverwaltung ermöglicht die strukturierte Steuerung des gesamten Einkaufszyklus, von der Preisabfrage bis zur automatischen buchhalterischen Integration, und gewährleistet die Kontrolle der Lieferantenverpflichtungen, die Nachverfolgbarkeit externer Leistungen und die finanzielle Compliance.

Sie gliedert sich in 5 Hauptphasen:
1. Angebote und Bestellungen
2. Wareneingang und Kontrolle
3. Arbeitsblätter – Lieferanten / Subunternehmer
4. Buchhaltung und Mehrwertsteuer
5. Reporting & Statistiken

1. Angebote und Bestellungen
Phasen: Offen -> Genehmigung ausstehend -> Ware ausstehend -> Zu empfangen -> Eingegangen -> Mit Rechnung verknüpft -> Archiviert
Formalisierung und Validierung der Verpflichtungen vor der Rechnungsstellung.
• Erstellung und Verwaltung von Lieferantenangeboten (Preisabfragen)
• Vergleich der Lieferantenangebote
• Erstellung von Bestellungen
• Interne Validierung der Verpflichtungen
• Umwandlung von Angebot in Bestellung
• Nachverfolgung von offenen, teilweisen oder abgeschlossenen Bestellungen
• Vollständige Historie der Verpflichtungen

2. Wareneingang und Kontrolle
Überwachung der eingegangenen Waren und Leistungen zur Sicherstellung der Übereinstimmung mit den Bestellungen.
Phasen: Offen -> Ware ausstehend -> Teilweise / vollständig empfangen -> Validiert -> Mit Rechnung verknüpft
• Teil- oder Mehrfachempfang von Produkten und Leistungen
• Validierung gelieferter Leistungen und Mengen
• Kontrolle von Abweichungen und Anomalien
• Barcodeverwaltung zur Nachverfolgbarkeit
• Automatische Lageraktualisierung bei Wareneingang
• Vorbereitung der buchhalterischen Integration

3. Arbeitsblätter – Lieferanten und Subunternehmer
Strukturierte Verwaltung der von Subunternehmern oder Lieferanten erbrachten Leistungen. Jedes Arbeitsblatt folgt einem klaren Workflow und gewährleistet Nachverfolgbarkeit, Compliance und genaue Kostenzuordnung zum betreffenden Projekt oder Auftrag.
Phasen: Offen -> Genehmigung ausstehend -> Ware/Leistung ausstehend -> Zu liefern -> Ausführen -> In Bearbeitung -> Geliefert -> Ausgeführt -> Mit Rechnung verknüpft -> Archiviert
• Zuordnung von Lieferanten oder Subunternehmern zu Projekten
• Nachverfolgung externer Einsätze
• Vollständige Leistungsnachverfolgbarkeit
• Kostenbuchung auf das jeweilige Projekt
• Verknüpfung der Arbeitsblätter mit Lieferantenrechnungen

4. Buchhaltung und Mehrwertsteuer
Automatische und konforme Integration der Einkaufsoperationen.
• Kontenrahmen konfigurieren (Kosten, Lager, Lieferanten, MwSt)
• MwSt-Verwaltung pro Produkt oder Dienstleistung
• Lieferanten-Nebenbuchhaltung
• Automatische Buchungsgenerierung
• Verwaltung von Einkäufen in Mehrwährungen (wenn aktiviert)
• Zahlungsplan: Überwachung von Fälligkeiten zur Planung der Liquidität und Vermeidung von Verzögerungen
• Analyse der Zahlungen pro Zeitraum: Reporting der geleisteten und geplanten Zahlungen für präzise Liquiditätskontrolle
• Abschreibungsmanagement: automatische Erfassung und Buchung der einkaufsbezogenen Abschreibungen
• Daueraufträge: Verwaltung wiederkehrender Zahlungen zur Vereinfachung der Überwachung regelmäßiger Verpflichtungen

5. Reporting & Statistiken
Automatische Datenaktualisierung für strategische Einkaufssteuerung.
• Analyse der Einkaufsvolumina pro Zeitraum
• Statistiken nach Lieferant oder Kategorie
• Kostenüberwachung und Margenauswirkung