MCA Acquisto – Gestione degli approvvigionamenti e coordinamento sul campo (mobile)

La gestione degli Approvvigionamenti e Coordinamento sul Campo (mobile) consente di organizzare tutte le operazioni di acquisto in modo chiaro e strutturato, dalla richiesta iniziale fino alla ricezione dei prodotti. Garantisce un monitoraggio preciso dei fornitori, facilita il controllo e la contabilità e ottimizza l’intero processo per aumentare efficienza e trasparenza. Questo processo si svolge in 11 fasi chiave, i cui dettagli completi sono presentati di seguito:

1. Preventivo e Ordine d’acquisto: attivazione automatica del processo.
2. Validazione dei budget e acconti fornitori: monitoraggio contabile e approvazione.
3. Schede di lavoro: Fornitori e Subappalto
4. Pianificazione degli ordini e assegnazione: organizzazione dei compiti interni e monitoraggio fornitori.
5. Mobile / tablet: inserimento diretto al momento della ricezione o del controllo.
6. Ricezione e controllo qualità: monitoraggio delle consegne e conformità dei prodotti.
7. Dossier e progetto: centralizzazione di tutti i documenti relativi all’ordine.
8. Fornitore: monitoraggio degli ordini, delle consegne e delle performance dei fornitori.
9. Risorse Umane – Gestione del tempo: registrazione automatica delle ore relative alla preparazione e al controllo degli ordini.
10. Contabilità e IVA.
11. Reporting e statistiche: aggiornamento automatico degli acquisti, dei costi e delle performance.

1. Preventivo e Ordine d’acquisto
Fasi: Aperto -> Attesa di approvazione -> Attesa della merce -> Da ricevere -> Ricevuto -> Collegato a una fattura -> Archiviato
Formalizzazione e approvazione degli impegni prima della fatturazione.
• Creazione e gestione dei preventivi fornitori (richieste di prezzo)
• Confronto delle offerte dei fornitori
• Generazione degli ordini d’acquisto
• Approvazione interna degli impegni
• Trasformazione del preventivo in ordine d’acquisto
• Monitoraggio degli ordini in attesa, parziali o conclusi
• Storico completo degli impegni

2. Validazione dei budget e acconti fornitori
• Controllo automatico del budget disponibile per ogni richiesta.
• Possibilità di versare acconti parziali ai fornitori con monitoraggio contabile preciso.

3. Schede di lavoro – Fornitori e Subappalto
Gestione strutturata delle prestazioni fornite dai subappaltatori o fornitori. Ogni scheda di lavoro segue un flusso chiaro, garantendo tracciabilità, conformità e imputazione precisa dei costi al progetto o all’ordine interessato.
Fasi: Aperto -> Attesa di approvazione -> Attesa della merce/prestazione -> Da consegnare -> In esecuzione -> In corso di esecuzione -> Consegnato -> Eseguito -> Collegato a una fattura -> Archiviato
• Associazione dei fornitori o subappaltatori ai progetti
• Monitoraggio degli interventi esterni
• Tracciabilità completa delle prestazioni
• Imputazione dei costi al progetto interessato
• Collegamento delle schede di lavoro alle fatture fornitori

4. Pianificazione degli ordini e assegnazione
• Assegnazione degli ordini ai responsabili interni per monitoraggio e sollecito.
• Pianificazione delle consegne secondo priorità e disponibilità dei fornitori.

5. Mobile / tablet
• Inserimento diretto delle ricevute e dei controlli qualità sul sito.
• Gestione multi-responsabili per ogni ordine.
• Firma elettronica e foto di ricezione.

6. Ricezione e controllo qualità
Monitoraggio delle merci e delle prestazioni ricevute per garantire la conformità con gli ordini.
Fasi: Aperto -> Attesa della merce -> Ricezione parziale/ricevuto -> Validato -> Collegato a una fattura
• Ricezione parziale o multipla di prodotti e prestazioni
• Validazione delle prestazioni fornite e delle quantità consegnate
• Controllo delle discrepanze e anomalie
• Gestione dei codici a barre per la tracciabilità
• Aggiornamento automatico delle scorte al momento della ricezione
• Preparazione all’integrazione contabile
• Rilevamento automatico delle discrepanze o anomalie

7. Dossier e progetto
• Centralizzazione di tutti i documenti relativi all’ordine nel dossier progetto.
• Storico completo per ogni fornitore e ogni ordine.

8. Fornitore
• Reporting delle performance dei fornitori: tempi, qualità, rispetto degli impegni.
• Trasparenza totale sull’avanzamento degli ordini e delle consegne.

9. Risorse Umane – Gestione del tempo
• Le ore dedicate alla preparazione, monitoraggio o controllo degli ordini vengono automaticamente registrate nel dossier HR.
• Permette il monitoraggio del tempo per dipendente e il calcolo delle ore interne legate agli acquisti.

10. Contabilità e IVA
• Configurazione dei conti contabili: Spese, Scorte, Fornitori, IVA
• Gestione dell’IVA per prodotto o servizio
• Contabilità ausiliaria fornitori: monitoraggio dettagliato delle fatture, pagamenti e saldi individuali
• Generazione automatica delle scritture contabili
• Gestione acquisti in multivaluta (se attivata)
• Scadenziario dei pagamenti: monitoraggio delle scadenze per pianificare le uscite di cassa ed evitare ritardi
• Analisi dei pagamenti per periodo: report dei pagamenti effettuati e futuri
• Gestione degli ammortamenti: monitoraggio e contabilizzazione automatica degli ammortamenti legati agli acquisti
• Ordini permanenti: gestione dei pagamenti ricorrenti per semplificare il monitoraggio degli impegni regolari

11. Reporting e statistiche
• Aggiornamento automatico degli ordini, dei costi e dei tempi.
• Report per gestione finanziaria, controllo qualità e monitoraggio fornitori.