MCA Einkauf – Bestandsverwaltung und Koordination vor Ort (mobil)

Beschaffungsmanagement und Koordination vor Ort (mobil) ermöglicht die klare und strukturierte Organisation aller Einkaufsprozesse, von der anfänglichen Anfrage bis zum Wareneingang. Es sorgt für eine präzise Nachverfolgung der Lieferanten, erleichtert Kontrolle und Buchhaltung und optimiert den gesamten Prozess, um Effizienz und Transparenz zu steigern. Dieser Prozess verläuft in 11 Schlüsselphasen, deren vollständige Details unten dargestellt sind:

1. Angebot und Bestellung: automatische Auslösung des Prozesses.
2. Validierung der Budgets und Anzahlungen der Lieferanten: buchhalterische Kontrolle und Genehmigung.
3. Arbeitsblätter: Lieferanten und Subunternehmer
4. Auftragsplanung und Zuweisung: Organisation interner Aufgaben und Lieferantenüberwachung.
5. Mobil / Tablet: direkte Erfassung bei Wareneingang oder Kontrolle.
6. Wareneingang und Qualitätskontrolle: Überwachung von Lieferungen und Produktkonformität.
7. Akte und Projekt: Zentralisierung aller Bestelldokumente.
8. Lieferant: Überwachung von Bestellungen, Lieferungen und Lieferantenleistung.
9. Personal – Zeitmanagement: automatische Erfassung der für Vorbereitung und Kontrolle aufgewendeten Stunden.
10. Buchhaltung und MwSt.
11. Reporting und Statistik: automatische Aktualisierung von Einkäufen, Kosten und Leistung.

1. Angebot und Bestellung
Phasen: Offen -> Genehmigung ausstehend -> Warte auf Lieferung -> Zu empfangen -> Empfangen -> Mit Rechnung verbunden -> Archiviert
Formalisation und Genehmigung von Verpflichtungen vor der Rechnungsstellung.
• Erstellung und Verwaltung von Lieferantenangeboten (Preisanfragen)
• Vergleich der Lieferantenangebote
• Erstellung von Bestellungen
• Interne Genehmigung der Verpflichtungen
• Umwandlung von Angebot in Bestellung
• Nachverfolgung von ausstehenden, teilweisen oder abgeschlossenen Bestellungen
• Vollständige Historie der Verpflichtungen

2. Validierung der Budgets und Anzahlungen der Lieferanten
• Automatische Kontrolle des verfügbaren Budgets für jede Anfrage.
• Möglichkeit, Teilanzahlungen an Lieferanten mit präziser Buchhaltungsverfolgung zu leisten.

3. Arbeitsblätter – Lieferanten und Subunternehmer
Strukturierte Verwaltung der von Subunternehmern oder Lieferanten erbrachten Leistungen. Jedes Arbeitsblatt folgt einem klaren Workflow und gewährleistet Rückverfolgbarkeit, Konformität und genaue Kostenzuordnung zum entsprechenden Projekt oder Auftrag.
Phasen: Offen -> Genehmigung ausstehend -> Warte auf Lieferung/Leistung -> Zu liefern -> Ausführen -> In Bearbeitung -> Geliefert -> Ausgeführt -> Mit Rechnung verbunden -> Archiviert
• Zuordnung von Lieferanten oder Subunternehmern zu Projekten
• Überwachung externer Einsätze
• Vollständige Rückverfolgbarkeit der Leistungen
• Kostenzuordnung zum betreffenden Projekt
• Verknüpfung der Arbeitsblätter mit Lieferantenrechnungen

4. Auftragsplanung und Zuweisung
• Zuweisung der Aufträge an interne Verantwortliche für Nachverfolgung und Erinnerung.
• Planung der Lieferungen entsprechend Prioritäten und Verfügbarkeit der Lieferanten.

5. Mobil / Tablet
• Direkte Erfassung von Wareneingängen und Qualitätskontrollen vor Ort.
• Verwaltung mehrerer Verantwortlicher pro Auftrag.
• Elektronische Unterschrift und Empfangsfotos.

6. Wareneingang und Qualitätskontrolle
Überwachung der eingegangenen Waren und Leistungen, um die Konformität mit den Bestellungen sicherzustellen.
Phasen: Offen -> Warte auf Lieferung -> Teilweise Lieferung/Empfangen -> Validiert -> Mit Rechnung verbunden
• Teilweise oder mehrfache Lieferung von Produkten und Leistungen
• Validierung der gelieferten Leistungen und Mengen
• Kontrolle von Abweichungen und Anomalien
• Verwaltung von Barcodes zur Rückverfolgbarkeit
• Automatische Aktualisierung des Bestands bei Wareneingang
• Vorbereitung zur buchhalterischen Integration
• Automatische Erkennung von Abweichungen oder Anomalien

7. Akte und Projekt
• Zentralisierung aller Bestelldokumente in der Projektakte.
• Vollständige Historie für jeden Lieferanten und jede Bestellung.

8. Lieferant
• Reporting der Lieferantenleistung: Lieferzeiten, Qualität, Einhaltung der Verpflichtungen.
• Volle Transparenz über den Fortschritt von Bestellungen und Lieferungen.

9. Personal – Zeitmanagement
• Die für Vorbereitung, Nachverfolgung oder Kontrolle aufgewendeten Stunden werden automatisch im HR-Dossier erfasst.
• Ermöglicht die Nachverfolgung der Arbeitszeit pro Mitarbeiter und Berechnung der internen Stunden für den Einkauf.

10. Buchhaltung und MwSt.
• Einrichtung von Buchhaltungskonten: Kosten, Lagerbestand, Lieferanten, MwSt.
• Verwaltung der MwSt. pro Produkt oder Dienstleistung
• Nebenbuchhaltung Lieferanten: detaillierte Nachverfolgung von Rechnungen, Zahlungen und Einzelkonten
• Automatische Erstellung von Buchungssätzen
• Verwaltung von Einkäufen in Fremdwährung (falls aktiviert)
• Zahlungsplan: Nachverfolgung von Fälligkeiten, um Zahlungsausgänge zu planen und Verzögerungen zu vermeiden
• Analyse der Zahlungen nach Zeitraum: Bericht über geleistete und bevorstehende Zahlungen
• Verwaltung von Abschreibungen: automatische Nachverfolgung und Buchung der Abschreibungen auf Einkäufe
• Daueraufträge: Verwaltung wiederkehrender Zahlungen zur Vereinfachung der Überwachung regelmäßiger Verpflichtungen

11. Reporting und Statistik
• Automatische Aktualisierung von Bestellungen, Kosten und Lieferzeiten.
• Berichte für Finanzsteuerung, Qualitätskontrolle und Lieferantenüberwachung.