MCA Achat – Gestion des Approvisionnements et Coordination Terrain (mobile)

La gestion des Approvisionnements et Coordination Terrain (mobile) permet d’organiser toutes vos opérations d’achat de façon claire et structurée, depuis la demande initiale jusqu’à la réception des produits. Elle assure un suivi précis des fournisseurs, facilite le contrôle et la comptabilité, et optimise l’ensemble du processus pour gagner en efficacité et en transparence. Ce processus se déroule en 11 étapes clés, dont le détail complet est présenté ci-dessous :

1. Devis et Bon de commande : déclenchement automatique du processus
2. Validation des budgets et acomptes fournisseurs : suivi comptable et approbation
3. Fiches de travail : Fournisseurs et Sous-traitance
4. Planification des commandes et attribution : organisation des tâches internes et suivi fournisseurs
5. Mobile / tablette : saisie directe lors de la réception ou du contrôle
6. Réception et contrôle qualité : suivi des livraisons et conformité des produits
7. Dossier et projet : centralisation de tous les documents liés à la commande
8. Fournisseur : suivi des commandes, livraisons et performances fournisseurs
9. RH – Gestion du temps : saisie automatique des heures liées à la préparation et au contrôle des commandes
10. Comptabilité et TVA
11. Reporting et statistiques : mise à jour automatique des achats, des coûts et des performances

1. Devis et Bon de commande
Etapes : Ouvert -> Attente d’approbation -> Attente de marchandise -> À réceptionner -> Réceptionné -> Lié à une facture -> Archivé
Formalisation et validation des engagements avant facturation
• Création et gestion des devis fournisseurs (demandes de prix)
• Comparaison des offres fournisseurs
• Génération des bons de commande
• Validation interne des engagements
• Transformation devis en bon de commande
• Suivi des commandes en attente, partielles ou clôturées
• Historique complet des engagements

2. Validation des budgets et acomptes fournisseurs
• Contrôle automatique du budget disponible pour chaque demande
• Possibilité de verser des acomptes partiels aux fournisseurs avec suivi comptable précis

3. Fiches de travail – Fournisseurs et Sous-traitance
Gestion structurée des prestations réalisées par les sous-traitants ou fournisseurs. Chaque fiche de travail suit un workflow clair, garantissant traçabilité, conformité et imputation précise des coûts au projet ou à la commande concernée.
Étapes : Ouvert -> Attente d’approbation -> Attente de marchandise / prestation -> À livrer -> Exécuter -> En cours d’exécution -> Livré -> Exécuté -> Lié à une facture -> Archivé
• Association des fournisseurs ou sous-traitants aux projets
• Suivi des interventions externes
• Traçabilité complète des prestations
• Imputation des coûts au projet concerné
• Liaison des fiches de travail aux factures fournisseurs

4. Planification des commandes et attribution
• Attribution des commandes à des responsables internes pour suivi et relance
• Planification des livraisons selon les priorités et disponibilités fournisseurs

5. Mobile / tablette
• Saisie directe des réceptions et contrôles qualité sur site
• Gestion multi-responsables pour chaque commande
• Signature électronique et photos de réception

6. Réception et contrôle qualité
Suivi des marchandises et prestations reçues afin d’assurer la conformité avec les commandes.
Etapes : Ouvert -> Attente de marchandise -> Réception partielle/réceptionné -> Validé -> Lié à une facture
• Réception partielle ou multiple des produits et prestations
• Validation des prestations fournies et des quantités livrées
• Contrôle des écarts et anomalies
• Gestion des codes-barres pour traçabilité
• Mise à jour automatique des stocks lors de la réception
• Préparation à l’intégration comptable
• Détection automatique des écarts ou anomalies

7. Dossier et projet
• Centralisation de tous les documents relatifs à la commande dans le dossier projet
• Historique complet pour chaque fournisseur et chaque commande

8. Fournisseur
• Reporting des performances fournisseurs : délais, qualité, respect des engagements
• Transparence totale sur l’avancement des commandes et les livraisons

9. RH – Gestion du temps
• Les heures passées sur la préparation, le suivi ou le contrôle des commandes sont automatiquement saisies dans le dossier RH
• Permet le suivi du temps par employé et le calcul des heures internes liées aux achats

10. Comptabilité et TVA
• Paramétrage des comptes comptables : Charges, Stocks, Fournisseurs, TVA
• Gestion de la TVA par produit ou service
• Comptabilité auxiliaire fournisseurs : suivi détaillé des factures, paiements et soldes individuels
• Génération automatique des écritures comptables
• Gestion des achats en multidevises (si activé)
• Échéancier des paiements : suivi des dates d’échéance pour planifier les sorties de trésorerie et éviter les retards
• Analyse des paiements par période : reporting des paiements réalisés et à venir
• Gestion des amortissements : suivi et comptabilisation automatique des amortissements liés aux achats
• Ordres permanents : gestion des paiements récurrents pour simplifier le suivi des engagements réguliers

11. Reporting et statistiques
• Mise à jour automatique des commandes, coûts et délais
• Rapports pour pilotage financier, contrôle qualité et suivi fournisseur