Nun können MCA Kale und seine Ableger dank der Dienstleister, mit denen MCA Concept zusammenarbeitet, Schnittstellen zu DMS-Lösungen herstellen.
MCA Kale, ERP-Software CRM CMS und mehr, verwaltet bereits die Erstellung und Ablage von Dokumenten in digitalem Format. Wenn Ihr Unternehmen jedoch über eine EDM-Lösung verfügt und Sie diese beibehalten möchten, während Sie MCA Kale verwenden, ist es möglich, die bestehende EDM-Lösung mit MCA Kale zu verbinden, damit sie die Speicherung und Archivierung der Dokumentation übernimmt.
Kurze Erinnerung an EDM…
EDM oder elektronisches Dokumentenmanagement ermöglicht es Ihnen, die verschiedenen Dokumente Ihres Unternehmens zu entmaterialisieren und zu archivieren. Dokumente werden vom EDM-System unterstützt, von ihrer Erstellung oder Digitalisierung, Speicherung, Indexierung, Verbreitung bis hin zur Archivierung für die Dauer der Aufbewahrung.
Vertrag, Rechnung, Bestellschein, Quittung… Jede Dokumentation kann in das EDM-System aufgenommen werden, und zwar unabhängig davon, ob es sich um ein nativ digitales Dokument oder um ein Papierdokument handelt. Ein Dokument in Papierform muss zunächst gescannt werden, damit es dematerialisiert werden kann, damit das EDM-System es in digitaler Form übernehmen kann.
Sobald sich die Dokumente im System befinden, werden sie indiziert, damit sie gut sortiert sind und von den Benutzern des Systems schnell gefunden werden können. Die Klassifizierung kann nach verschiedenen Kriterien organisiert werden: nach Datum, nach Kunden, nach Referenznummer, nach Stichwörtern etc.
Auf gespeicherte Dokumente wird in der Regel von verschiedenen Endgeräten (Computer, Smartphone, Tablets …) aus zugegriffen, und es werden Zugriffsrechte eingerichtet, um festzulegen, wer ein Dokument lesen oder bearbeiten darf.
…und ihre Vorteile
Das EDM hat mehrere Vorteile, unter anderem bietet es :
- 1) ermöglicht es, Informationen fast sofort zu finden, anstatt sich aufgrund einer zu großen Dokumentenmenge oder falsch abgelegter Dokumente durch Aktenordner wühlen zu müssen,
2) gewährleistet die Nachvollziehbarkeit von Dokumenten während ihrer gesamten Nutzungsdauer,
3) setzt physischen Platz in den Räumlichkeiten frei, da es nicht mehr notwendig ist, Hunderte von Papierdokumenten aufzubewahren.