La solution pour les études de notaires et indépendants
Sur mesure selon vos exigences
MCA Notary, logiciel adapté aux besoins des études notariales, est un outil fiable pour stocker et consulter les différents actes et contrats authentifiés et optimiser l’organisation des différents registres.
Une gestion des contacts vous donnant à la fois la possibilité de fixer et d'organiser des rendez-vous avec vos clients mais aussi de gérer l'historique des échanges de chaque dossier.
Le logiciel prend au sérieux la question des dépôts dans les études de notaires et vous permet de gérer les flux d’argent pour chaque dossier et chaque projet.
- Liaison entre l’état, les banques et les individus
- Gestion du registre des actes
- Time-sheets pour la gestion du temps
- Confidentialité des données
- Gestion des flux monétaires par dossier
- Modèles de documents et textes
- Planification des rendez-vous
Nos packs MCA Notary N-1200 à N-1600
MCA Notary - N-1200
Fonctionnalités :
Administration
-
- Gestion des utilisateurs
- Gestion des droits d'accès
Prestations
-
- Gestion prestations fournies
- Gestion des comptes ‘Charge, CA’
- Gestion des fournisseurs
- Comptabilité auxiliaire des fournisseurs
Mandants
-
- Gestion des mandants avec rapports
- Comptabilité auxiliaire des mandants
- Devis
- Fiches de travail (time sheet)
- Factures, QR-code (BVR) pdf
- Demandes de provision
- Gestion de plusieurs correspondants par facture, texte personnalisé
- Envoi de devis et factures en format pdf par e-mail
- Encaissement – camt054 - iso : 20022
- Tableau des factures ouvertes avec rappels
- Graphe
- Envoi de documents par mail
Comptabilité générale
-
- Journal des écritures
- Résumé des comptes
- Comptes personnalisés (compta analytique)
- Gestion comptes débiteurs et créanciers
- Incrément de la TVA et décomptes
- Impression finale pdf
- Analyse par compte
- Décomptes TVA
Paiements
-
- Échéancier des paiements
- Comptabilité auxiliaire fournisseurs
- Analyse des paiements selon période
Regroupement des paiements
-
- Postfinance OPAE-FDS - iso :20022
- Banques DTA (pain001) – EBICS – iso : 20022
Time Sheet
-
- Définition des prestations, par ligne et par projet
- Décompte, choix des attributions pour la facturation
- Relié aux rapports d'activités, fiche de travail (décompte client)
MCA Notary - N-1400
Fonctionnalités :
Administration
-
- Gestion des utilisateurs
- Gestion des droits d'accès
Prestations
-
- Gestion prestations fournies
- Gestion des comptes ‘Charge, CA’
- Gestion des fournisseurs
- Comptabilité auxiliaire des fournisseurs
Mandants
-
- Gestion des mandants avec rapports
- Comptabilité auxiliaire des mandants
- Devis
- Fiches de travail (time sheet)
- Factures, QR-code (BVR) pdf
- Demandes de provision
- Gestion de plusieurs correspondants par facture, texte personnalisé
- Envoi de devis et factures en format pdf par e-mail
- Encaissement – camt054 - iso : 20022
- Tableau des factures ouvertes avec rappels
- Graphe
- Envoi de documents par mail
Comptabilité générale
-
- Journal des écritures
- Résumé des comptes
- Comptes personnalisés (compta analytique)
- Gestion comptes débiteurs et créanciers
- Incrément de la TVA et décomptes
- Impression finale pdf
- Analyse par compte
- Décomptes TVA
Paiements
-
- Échéancier des paiements
- Comptabilité auxiliaire fournisseurs
- Analyse des paiements selon période
Regroupement des paiements
-
- Postfinance OPAE-FDS - iso :20022
- Banques DTA (pain001) – EBICS – iso : 20022
Notes de frais (Mobile)
-
- Gestion de plusieurs utilisateurs
- Gestion des dépenses journalières
- Intégration en comptabilité, selon le choix périodique
- Photo des tickets
Time Sheet
-
- Définition des prestations, par ligne et par projet
- Décompte, choix des attributions pour la facturation
- Relié aux rapports d'activités, fiche de travail (décompte client)
RH-Employés
-
- Choix du salaire par corps de métier
- Gestion des décomptes ass. sociales
- Gestion des charges de l’employeur
- Documents d’assurances
- Comptabilité auxiliaire
- Lié avec comptabilité générale
MCA Notary - N-1600
Fonctionnalités :
Administration
-
- Gestion des utilisateurs
- Gestion des droits d'accès
Prestations
-
- Gestion prestations fournies
- Gestion des comptes ‘Charge, CA’
- Gestion des fournisseurs
- Comptabilité auxiliaire des fournisseurs
Mandants
-
- Gestion des mandants avec rapports
- Comptabilité auxiliaire des mandants
- Devis
- Fiches de travail (time sheet)
- Factures, QR-code (BVR) pdf
- Demandes de provision
- Gestion de plusieurs correspondants par facture, texte personnalisé
- Envoi de devis et factures en format pdf par e-mail
- Encaissement – camt054 - iso : 20022
- Tableau des factures ouvertes avec rappels
- Graphe
- Envoi de documents par mail
Comptabilité générale
-
- Journal des écritures
- Résumé des comptes
- Comptes personnalisés (compta analytique)
- Gestion comptes débiteurs et créanciers
- Incrément de la TVA et décomptes
- Impression finale pdf
- Analyse par compte
- Décomptes TVA
Paiements
-
- Échéancier des paiements
- Comptabilité auxiliaire fournisseurs
- Analyse des paiements selon période
Regroupement des paiements
-
- Postfinance OPAE-FDS - iso :20022
- Banques DTA (pain001) – EBICS – iso : 20022
Notes de frais (Mobile)
-
- Gestion de plusieurs utilisateurs
- Gestion des dépenses journalières
- Intégration en comptabilité, selon le choix périodique
- Photo des tickets
Time Sheet
-
- Définition des prestations, par ligne et par projet
- Décompte, choix des attributions pour la facturation
- Relié aux rapports d'activités, fiche de travail (décompte client)
RH-Employés
-
- Choix du salaire par corps de métier
- Gestion des décomptes ass. sociales
- Gestion des charges de l’employeur
- Documents d'assurances
- Comptabilité auxiliaire
- Lié avec comptabilité générale
RH-Gestion du temps
-
- Gestion du temps de production
- Gestion du temps des employés
- Gestion fiches de travail
- Lié avec KABA (timbreuse, badges Legic)
RH-Planning et solde des congés
-
- Planning, semaine, mois, année
- Décompte des heures
Prix:
1 utilisateur / 64.- CHF / mois
Nombre illimité d'utilisateurs
***
Prix de base mensuel hébergement forfait
- 5Go de stockage
- Mises à jour incluses
- Assistance illimitée pour le personnel déjà formé
Prix de base mensuel à 162.- CHF HT
***
Forfait unique pour installation et formation à 980.- CHF HT
Heures de formation supplémentaires 135.- CHF HT/heure
Importation fichier:
– Client,
– Produit,
– Fournisseur,
– Autres travaux – 180.- CHF HT/heure
Devis selon documents XLS fournis
Hotline gratuite
Prix:
1 utilisateur / 64.- CHF / mois
Nombre illimité d'utilisateurs
***
Prix de base mensuel hébergement forfait
- 5Go de stockage
- Mises à jour incluses
- Assistance illimitée pour le personnel déjà formé
Prix de base mensuel à 194.- CHF HT
***
Prix de base forfait gestion des RH
- Salaires, décomptes charges sociales
Nombre d'employés module RH
1 salarié / 35.- / mois
Nombre illimité de salariés
***
Forfait unique pour installation et formation à 2'800.- CHF HT
Heures de formation supplémentaires 135.- CHF HT/heure
Importation fichier:
– Client,
– Produit,
– Fournisseur,
– Autres travaux – 180.- CHF HT/heure
Devis selon documents XLS fournis
Hotline gratuite
Prix:
1 utilisateur / 64.- CHF / mois
Nombre illimité d'utilisateurs
***
Prix de base mensuel hébergement forfait
- 5Go de stockage
- Mises à jour incluses
- Assistance illimitée pour le personnel déjà formé
Prix de base mensuel à 233.- CHF HT
***
Prix de base forfait gestion des RH
- Salaires, décomptes charges sociales
- Gestion des plannings employés
Nombre d'employés module RH
1 salarié / 45.- / mois
Nombre illimité de salariés
***
Forfait unique pour installation et formation à 4'500.- CHF HT
Heures de formation supplémentaires 135.- CHF HT/heure
Importation fichier:
– Client,
– Produit,
– Fournisseur,
– Autres travaux – 180.- CHF HT/heure
Devis selon documents XLS fournis
Hotline gratuite
Les caractéristiques de mca notary
Accès
Accessible par ordinateur, tablette ou smartphone / portail clients.
Une plateforme de travail collaborative avec différents niveaux d’accès selon les fonctions des utilisateurs.
Cloud
Un espace de stockage pour vos documents, accessibles en ligne à tout moment depuis vos différents appareils.
Il est possible de faire communiquer MCA Notary avec des logiciels tiers ou des machines telles que des lecteurs biométriques.
MCA Notary est une solution personnalisable selon vos exigences, tout module développé par MCA Concept peut ainsi y être ajouté.
Les avantages clés
Toute la gestion administrative classique de votre étude, avec gestion des flux monétaires entrants et sortants par dossier et par projet pour faciliter la liaison entre l’état, les banques et les individus.
Tout le suivi des interactions avec les clients ou prospects, avec gestion des contacts, historiques des communications et actions.
Modèles de contrats ou des lettres-types de correspondances avec vos interlocuteurs, reliés directement aux dossiers avec la possibilité d’intégrer des annexes.
Toute la gestion planning, que ce soient les rendez-vous, les tâches à accomplir par dossier ou les horaires des employés.
Accès invité sécurisé à divers informations et documents pour les clients, fournisseurs, prestataires, prospects ou employés.
Rapports et statistiques en temps réel, sous forme de graphe ou en tableau.
Naturellement, vous pouvez bénéficier de tablettes ou smartphones pour une mobilité et un accès à vos données en tout temps et en tous lieux.
Les avantages clés
Toute la gestion administrative classique de votre étude, avec gestion des flux monétaires entrants et sortants par dossier et par projet pour faciliter la liaison entre l’état, les banques et les individus.
Tout le suivi des interactions avec les clients ou prospects, avec gestion des contacts, historiques des communications et actions.
Modèles de contrats ou des lettres-types de correspondances avec vos interlocuteurs, reliés directement aux dossiers avec la possibilité d’intégrer des annexes.
Toute la gestion planning, que ce soient les rendez-vous, les tâches à accomplir par dossier ou les horaires des employés.
Accès invité sécurisé à divers informations et documents pour les clients, fournisseurs, prestataires, prospects ou employés.
Rapports et statistiques en temps réel, sous forme de graphe ou en tableau.
Naturellement, vous pouvez bénéficier de tablettes ou smartphones pour une mobilité et un accès à vos données en tout temps et en tous lieux.
Les fonctions
Suivi des dossiers
Vous gérez efficacement chaque dossier de votre étude en bénéficiant d’une vision complète de toute la documentation, le carnet d’adresse, les plannings et les échanges avec les clients qui y sont rattachés ainsi que les flux financiers.
Des modèles de textes et de mises en page préétablis par vos soins viennent simplifier la création de tout type de documents (actes notariés, courriers, factures, contrats, .…).
Certains documents ou informations utiles concernant un dossier peuvent être rendus accessibles en ligne aux clients ou autres intervenants par le biais d’un compte privé.
Planning
MCA Notary intègre une gestion des plannings : vous planifiez et assignez les tâches à accomplir pour un dossier en incluant les échéances. Des rappels automatiques vous alertent de l’approche des divers délais liés aux dossiers en cours.
Vous gérez également vos différents rendez-vous et évènements ponctuels ou récurrents dans votre agenda qui peut être partagé avec vos collaborateurs.
Facturation
MCA Notary dispose d’un système Time-sheet pour le suivi des temps de travail : vous saisissez le temps passé sur chaque dossier (rédactions de documents, rendez-vous, appels, ...) directement dans votre Time-sheet.
Vous générez vos factures au temps passé ou au forfait sur condition tarifaire, en y ajoutant les frais, émoluments et débours. Vos conventions d’honoraires peuvent être intégrées au système de facturation avec les tarifications applicables à vos clients et dossiers.
Il est possible de facturer un client sur plusieurs dossiers ou plusieurs clients dans un même dossier.
La gestion de la TVA est facile car elle est intégrée au logiciel et est paramétrable selon les normes en vigueur.
Les factures de mise en forme professionnelle se génèrent grâce à un document type pré-paramétré.
La gestion des impayés se fait au sein même du logiciel, avec des alertes et des relances automatiques.
Comptabilité
La comptabilité est intégrée à votre gestion : plus besoin de réinsérer toutes les données pour les différents bilans. MCA Notary intègre tous les comptes et gère les entrées, les sorties ainsi que les charges.
Gestion des employés
Les employés sont également intégrés à MCA Notary, les salaires et les déductions qui y sont liés peuvent être définis.
Les heures peuvent être gérées de différentes façons : soit avec des heures fixes, soit avec une timbreuse reliée au logiciel ou encore une insertion des heures manuelle.
Les vacances, les congés payés et les absences justifiées ou non sont tous intégrés et peuvent être paramétrés selon votre règlement.
Rapport
Les rapports de gestion vous permettent d’analyser les données recueillies par le logiciel. Vous pouvez les mettre en forme à votre guise pour en retirer les éléments qui vous intéressent.
Vous pourrez ainsi analyser votre activité notamment en mesurant le revenu moyen par dossier ou en évaluant la performance de vos équipes.
Communication avec les clients
Des e-mails et SMS automatisés vous permettent de communiquer tout type d'information concernant les dossiers en cours à vos clients, partenaires et autres contacts.