La solution pour les infrastructures publiques
Sur mesure selon vos exigences
MCA Utilities, logiciel suisse destiné à la gestion des infrastructures publiques, offre une vue d’ensemble des infrastructures communales en précisant la disponibilité et les réservations pour les espaces et équipements louables.
Une gestion visuelle de vos locaux, véhicules utilitaires, dépôts ou encore terrains de sports à partir d’une image satellite ou du plan de la commune téléchargé directement dans le logiciel.
Pour les infrastructures louables, le logiciel génère automatiquement les factures de la période de location selon le type d’objet loué et les prestations complémentaires.
- Gestion visuelle de toutes les infrastructures
- Aperçu des informations sur les infrastructures et les équipements, matériels ou le personnel associés depuis l’interface visuelle
- Factures automatiques et périodiques pour les locations
- Rabais pour les locataires réguliers
- Statistiques liées aux infrastructures
- E-mails et SMS automatisés pour les communications clients
Les caractéristiques de mca utilities
Accès
Accessible par ordinateur, tablette ou smartphone / portail clients.
Une plateforme de travail collaborative avec différents niveaux d’accès selon les fonctions des utilisateurs.
Cloud
Un espace de stockage pour vos documents, accessibles en ligne à tout moment depuis vos différents appareils.
Il est possible de faire communiquer MCA Utilities avec des logiciels tiers ou des machines telles que des lecteurs biométriques.
MCA Utilities est une solution personnalisable selon vos exigences, tout module développé par MCA Concept peut ainsi y être ajouté.
Les avantages clés
Toute la gestion administrative classique des infrastructures publiques, avec :
– possibilité d’ajouter des taxes ou des remises (rabais pour les locataires réguliers),
– factures définies pour les périodes de location.
Tout le suivi des interactions avec les clients ou prospects, avec gestion des contacts et historiques des communications et actions. Inclut également :
– possibilité d’associer à vos locaux des évènements et locataires par période,
– aperçu des informations techniques des infrastructures, disponible depuis la photo ou les plans de votre commune.
Modèles de contrats ou des lettres types de correspondances avec vos interlocuteurs, reliés directement aux dossiers avec la possibilité d’intégrer des annexes.
Toute la gestion planning, que ce soit pour la disponibilité des objets louable ou la maintenance des infrastructures.
Gestion de flottes de véhicules, avec géolocalisation via une carte dynamique et enregistrement des heures d’utilisation/kilomètres parcourus.
Rapports et statistiques en temps réel, sous forme de graphe ou en tableau.
Naturellement, vous pouvez bénéficier de tablettes ou smartphones pour une mobilité et un accès à vos données en tout temps et en tous lieux.
Les avantages clés
Toute la gestion administrative classique des infrastructures publiques, avec :
– possibilité d’ajouter des taxes ou des remises (rabais pour les locataires réguliers),
– factures définies pour les périodes de location.
Tout le suivi des interactions avec les clients ou prospects, avec gestion des contacts et historiques des communications et actions. Inclut également :
– possibilité d’associer à vos locaux des évènements et locataires par période
– aperçu des informations techniques des infrastructures, disponible depuis la photo ou les plans de votre commune.
Modèles de contrats ou des lettres types de correspondances avec vos interlocuteurs, reliés directement aux dossiers avec la possibilité d’intégrer des annexes.
Toute la gestion planning, que ce soit pour la disponibilité des objets louable ou la maintenance des infrastructures.
Gestion de flottes de véhicules, avec géolocalisation via une carte dynamique et enregistrement des heures d’utilisation/kilomètres parcourus.
Rapports et statistiques en temps réel, sous forme de graphe ou en tableau.
Naturellement, vous pouvez bénéficier de tablettes ou smartphones pour une mobilité et un accès à vos données en tout temps et en tous lieux.
Les fonctions
Gestion des places
Vous générez les différentes infrastructures de votre commune, qu’il s’agisse de locaux, de salles, de dépôts, d’équipements techniques (véhicules utilitaires, des matériaux de signalisation…), ou d’équipements sportifs (terrain de foot, terrain de basket, gymnase…).
Vous associez à un lieu les équipements, les stocks de matériel ou le personnel sur place. Les données équipements et matériel sont étoffées, en commençant par le descriptif, type d’article, la quantité, ou les tarifs fournisseurs ou de location associés. Dans le cas de véhicules utilitaires, les données sont également étoffées, avec le type, la marque, le modèle et l’immatriculation.
MCA Utilities vous procure une interface graphique, plan ou image, qui vous permet d’avoir une vue globale de vos infrastructures. Vous situez et gérez ainsi simplement et efficacement les lieux et équipements en temps réel, avec un visuel clair des disponibilités pour les différentes activités communales ou les locations.
En sélectionnant un lieu sur le plan dans l’interface visuelle, vous pouvez directement consulter les informations liées aux équipements ou personnel sur place.
Le module de Tracking vous permet de connaître l’emplacement de vos véhicules (voiture utilitaire, tracteur, chasse-neige…) sur une carte virtuelle dynamique. Vous surveillez l’état de chaque véhicule et planifier les maintenances préventives grâce à l’enregistrement des kilomètres effectués et/ou temps d’utilisation.
Gestion des locations
MCA Utilities assure la gestion des locations de vos divers salles, véhicules, matériels ou autres éventuels objets à louer, en vous offrant un visuel clair de des disponibilités ou évènements prévus pour chaque objet.
Vous associez un évènement à une salle louable par exemple en y ajoutant les organisateurs/locataires ainsi que l’éventuel matériel mis à disposition. Les informations sur les évènements prévus en lien avec une infrastructure peuvent être consultés depuis l’interface visuelle.
Les données locataires sont étoffées, en commençant par les données personnelles, puis les données de contact et de facturation.
Le module MCA Booking, système de réservation en ligne, simplifie la gestion des locations. Les personnes souhaitant louer une salle par exemple peuvent le faire directement depuis votre site web, en sélectionnant l’objet à louer et les dates et heures souhaités. Un calendrier des réservations indique les disponibilités des objets à louer par date.
Des messages liés aux réservations, comme un message de confirmation ou un rappel de réservation, peuvent être envoyés automatiquement au locataire par SMS ou e-mail.
Les réservations sont compilées dans un calendrier (synchronisation calendriers Google, Outlook, etc.) pour un aperçu en temps réel de toutes réservations et des informations qui les concernent.
Les paiements des locations peuvent être gérés par le biais d’un système paiement en ligne ou d’un système de facturation automatique.
Planning
MCA Utilities intègre une gestion des plannings : vous planifiez les locations ou la maintenance des infrastructures. Vous pouvez par exemple programmer les révisions et travaux de maintenance en marge des périodes de haute fréquentation.
Gestion des stocks de matériel
Vous gérez l’approvisionnement en fonction de l’état des stocks et des besoins en matériel ou équipement, avec un suivi des commandes fournisseurs, des livraisons et des paiements de facture fournisseurs.
Les fiches fournisseurs sont mises à jour à chaque nouvelle transaction pour vous fournir un historique complet.
Si vous disposez de plusieurs sites de stockage, vous contrôlez l’entreposage de vos stocks et localisez aisément les articles dont vous avez besoin parmi vos différents sites.
Facturation
Les factures pour les objets louables sont définies pour la période de location et sont générées automatiquement en fonction des paramètres que vous avez fixés.
La gestion de la TVA est facile car elle est intégrée au logiciel et est paramétrable selon les normes en vigueur. D’autres taxes ou remises peuvent être ajoutées, telles qu’un rabais pour les locataires réguliers.
Les factures de mise en forme professionnelle se génèrent grâce à un document-type pré-paramétré.
La gestion des impayés se fait au sein même du logiciel et les rappels sont aussi simples à utiliser que les factures elles-mêmes.
Comptabilité
La comptabilité est intégrée à votre gestion : plus besoin de réinsérer toutes les données pour les différents bilans. MCA Utilities intègre tous les comptes et gère les entrées, les sorties ainsi que les charges.
Rapport
Les rapports de gestion vous permettent d’analyser les données recueillies par le logiciel. Vous pouvez les mettre en forme à votre guise pour en retirer les éléments qui vous intéressent.
Vous pourrez ainsi observer les périodes de haute/basse fréquentation afin de prévoir les révisions des infrastructures aux périodes creuses.
Communication avec les locataires
Vous avez la possibilité de générer des e-mails et des sms automatisés afin de communiquer avec vos locataires sur vos services.
Vous les informez en toute simplicité des nouvelles qui leurs seront utiles : changement du règlement d’une infrastructure, nouvelle installation disponible, etc.