La solution pour les infrastructures publiques

Vous générez les différentes infrastructures de votre commune, qu’il s’agisse de locaux, de salles, de dépôts, d’équipements techniques (véhicules utilitaires, des matériaux de signalisation…), ou d’équipements sportifs (terrain de foot, terrain de basket, gymnase…).

Vous associez à un lieu les équipements, les stocks de matériel ou le personnel sur place. Les données équipements et matériel sont étoffées, en commençant par le descriptif, type d’article, la quantité, ou les tarifs fournisseurs ou de location associés. Dans le cas de véhicules utilitaires, les données sont également étoffées, avec le type, la marque, le modèle et l’immatriculation.

MCA Utilities vous procure une interface graphique, plan ou image, qui vous permet d’avoir une vue globale de vos infrastructures. Vous situez et gérez ainsi simplement et efficacement les lieux et équipements en temps réel, avec un visuel clair des disponibilités pour les différentes activités communales ou les locations.

En sélectionnant un lieu sur le plan dans l’interface visuelle, vous pouvez directement consulter les informations liées aux équipements ou personnel sur place.

Le module de Tracking vous permet de connaître l’emplacement de vos véhicules (voiture utilitaire, tracteur, chasse-neige…) sur une carte virtuelle dynamique. Vous surveillez l’état de chaque véhicule et planifier les maintenances préventives grâce à l’enregistrement des kilomètres effectués et/ou temps d’utilisation.

MCA Utilities assure la gestion des locations de vos divers salles, véhicules, matériels ou autres éventuels objets à louer, en vous offrant un visuel clair de des disponibilités ou évènements prévus pour chaque objet.

Vous associez un évènement à une salle louable par exemple en y ajoutant les organisateurs/locataires ainsi que l’éventuel matériel mis à disposition. Les informations sur les évènements prévus en lien avec une infrastructure peuvent être consultés depuis l’interface visuelle.

Les données locataires sont étoffées, en commençant par les données personnelles, puis les données de contact et de facturation.

Le module MCA Booking, système de réservation en ligne, simplifie la gestion des locations. Les personnes souhaitant louer une salle par exemple peuvent le faire directement depuis votre site web, en sélectionnant l’objet à louer et les dates et heures souhaités. Un calendrier des réservations indique les disponibilités des objets à louer par date.

Des messages liés aux réservations, comme un message de confirmation ou un rappel de réservation, peuvent être envoyés automatiquement au locataire par SMS ou e-mail.

Les réservations sont compilées dans un calendrier (synchronisation calendriers Google, Outlook, etc.) pour un aperçu en temps réel de toutes réservations et des informations qui les concernent.

Les paiements des locations peuvent être gérés par le biais d’un système paiement en ligne ou d’un système de facturation automatique.

MCA Utilities intègre une gestion des plannings : vous planifiez les locations ou la maintenance des infrastructures. Vous pouvez par exemple programmer les révisions et travaux de maintenance en marge des périodes de haute fréquentation.

Vous gérez l’approvisionnement en fonction de l’état des stocks et des besoins en matériel ou équipement, avec un suivi des commandes fournisseurs, des livraisons et des paiements de facture fournisseurs.

Les fiches fournisseurs sont mises à jour à chaque nouvelle transaction pour vous fournir un historique complet.

Si vous disposez de plusieurs sites de stockage, vous contrôlez l’entreposage de vos stocks et localisez aisément les articles dont vous avez besoin parmi vos différents sites.

Les factures pour les objets louables sont définies pour la période de location et sont générées automatiquement en fonction des paramètres que vous avez fixés.

La gestion de la TVA est facile car elle est intégrée au logiciel et est paramétrable selon les normes en vigueur. D’autres taxes ou remises peuvent être ajoutées, telles qu’un rabais pour les locataires réguliers.

Les factures de mise en forme professionnelle se génèrent grâce à un document-type pré-paramétré.

La gestion des impayés se fait au sein même du logiciel et les rappels sont aussi simples à utiliser que les factures elles-mêmes.

La comptabilité est intégrée à votre gestion : plus besoin de réinsérer toutes les données pour les différents bilans. MCA Utilities intègre tous les comptes et gère les entrées, les sorties ainsi que les charges.

Les rapports de gestion vous permettent d’analyser les données recueillies par le logiciel. Vous pouvez les mettre en forme à votre guise pour en retirer les éléments qui vous intéressent.

Vous pourrez ainsi observer les périodes de haute/basse fréquentation afin de prévoir les révisions des infrastructures aux périodes creuses.

Vous avez la possibilité de générer des e-mails et des sms automatisés afin de communiquer avec vos locataires sur vos services.

Vous les informez en toute simplicité des nouvelles qui leurs seront utiles : changement du règlement d’une infrastructure, nouvelle installation disponible, etc.