Logiciel de gestion pour notaires
Assurez le suivi du temps passé et des prestations par mandat, facturez vos prestations par dossier/client selon la tarification de préférence et gérez tous les éléments de vos dossiers dans une seule plateforme de travail.
Un logiciel pour étude notariale sur mesure
MCA Notary est un logiciel hautement flexible, auquel vous pouvez ajouter toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Toutefois, pour vous guider dans votre choix d’outil de gestion, nous vous proposons 3 versions de base, avec plus ou moins de fonctionnalités.
Packs MCA Notary N-1200 à N-1600
N-1200
- Administration
- Logistique
- Prestations
- Mandants
- Demande de provision
- CRM/Customer Relationship Management
- Time-sheets
- Planning (Agenda)
- Gestion de la Relation Clients
- Finances
- Comptabilité générale, multidevises
- Paiements factures (fournisseurs)
- Gestion de dossiers
- Dossiers clients
N-1400
- Administration
- Logistique
- Prestations
- Mandants
- Demande de provision
- Gestion de dossiers
- Dossiers clients
- CRM/Customer Relationship Management
- Time-sheets
- Planning (Agenda)
- Gestion de la Relation Clients
- Finances
- Comptabilité générale, multidevises
- Paiements factures (fournisseurs)
- Ressources Humaines
- RH-Employés (salaires)
N-1600
- Administration
- Logistique
- Prestations
- Mandants
- Demande de provision
- Gestion de dossiers
- Dossiers clients
- Gestion de projets
- Gestion de projets, clients
- CRM/Customer Relationship Management
- Time-sheets
- Planning (Agenda)
- Gestion de la Relation Clients
- Finances
- Comptabilité générale, multidevises
- Paiements factures (fournisseurs)
- Ressources Humaines
- RH-Employés (salaires)
- RH-Gestion du temps
- RH-Planning et solde de congés
Détail des fonctionnalités
Vous trouverez la liste complète des fonctionnalités du logiciel selon le pack dont vous aurez besoin.
Administration
• Gestion des utilisateurs, mot de passe
• Gestion des droits d’accès des utilisateurs
Logistique
Prestations
• Gestion prestations fournies
• Gestion des prestations
• Gestion des comptes ‘ Charge, CA’
• TVA par produit
• Gestion des fournisseurs
• Comptabilité auxiliaire des fournisseurs
Mandants
• Gestion des mandants avec rapports
• Comptabilité auxiliaire des mandants
• Devis
• Demande de provision
• Factures, QR-code – IBAN pdf – carte de crédit (abonnement Stripe)
• Gestion de plusieurs correspondants par facture, texte personnalisé
• Envoi de devis et factures en format pdf par e-mail
• Encaissement – camt054 – iso : 20022 + carte de crédit (abonnement Stipe)
• Tableau des factures ouvertes avec rappels
• Graphe
• Envoi de documents par mail
Demande de provision
• Gestion des notes de crédit (clients)
• Gestion des acomptes ouverts (clients)
CRM/Customer Relationship Management
Time-sheets
• Définition des prestations, par ligne et par projet
• Décompte, choix des attributions pour la facturation
• Relié aux rapports d’activités, horaires du personnel
• Rapport utilisateurs
Planning (Agenda)
• Planning, semaine, mois, année
• Décompte des heures
CRM/Customer Relationship Management
(Gestion de la Relation Clients)
• Importation des documents pdf, xls, word et images
• Relié au planning avec échéancier
• Relié au CMS pour des formulaires personnalisés
• Relié aux Time-Sheets, rapport d’activités, horaires du personnel
• Relié au site web, rapport d’activités
• Envoi de Newsletter
• Gestion des évènements pour des statistiques
• Boîte mail intégrée
• Classification des répertoires, centres d’activités
• Fichier prospects
Finances
Comptabilité générale, multidevises
• Journal des écritures
• Résumé des comptes
• Comptes personnalisés (compta analytique)
• Gestion comptes débiteurs et créanciers
• Incrément de la TVA et décomptes
• Impression finale pdf
• Analyse par compte
• Décomptes TVA
Paiements factures (fournisseurs)
• Échéancier des paiements
• Comptabilité auxiliaire fournisseurs
• Analyse des paiements selon période
• Gestion des amortissements
Regroupement des paiements
• Postfinance OPAE-FDS – iso :20022
• Banques DTA (pain001) – EBICS – iso : 20022
Ressources Humaines
RH-Employés (salaires)
• Choix du salaire par corps de métier
• Gestion des décomptes ass. sociales
• Gestion des charges de l’employeur
• Documents d’assurances
• Comptabilité auxiliaire
• Lié avec comptabilité générale
RH-Gestion du temps
• Gestion du temps de production
• Gestion du temps des employés
• Gestion fiches de travail RH-Planning et solde de congés
• Planning, semaine, mois, année, décompte des heures
RH-Planning et solde de congés
• Planning, semaine, mois, année, décompte des heures
Gestion de dossiers
Dossiers clients
• Gestion centralisée des clients/fournisseurs
• Gestion centralisée des factures débiteurs
• Stockage des documents relatifs au dossier
• Gestion des dates attribuées aux plannings
• Gestion centralisée des fiches CRM
• Gestion centralisée des contrats générés par CMS
Gestion de projets
Gestion de projets, clients
• Gestion de projets / mandats / Vision monétaire
• Suivi des offres, factures, encaissements, clients
• Suivi des offres, factures, encaissements, fournisseurs
LA-1200
Administration
• Gestion des utilisateurs, mot de passe
• Gestion des droits d’accès des utilisateurs
Logistique
Prestations
• Gestion prestations fournies
• Gestion des prestations
• Gestion des comptes ‘ Charge, CA’
• TVA par produit
• Gestion des fournisseurs
• Comptabilité auxiliaire des fournisseurs
Mandants
• Gestion des mandants avec rapports
• Comptabilité auxiliaire des mandants
• Devis
• Demande de provision
• Factures, QR-code – IBAN pdf – carte de crédit (abonnement Stripe)
• Gestion de plusieurs correspondants par facture, texte personnalisé
• Envoi de devis et factures en format pdf par e-mail
• Encaissement – camt054 – iso : 20022 + carte de crédit (abonnement Stipe)
• Tableau des factures ouvertes avec rappels
• Graphe
• Envoi de documents par mail
Demande de provision
• Gestion des notes de crédit (clients)
• Gestion des acomptes ouverts (clients)
CRM/Customer Relationship Management
Time-sheets
• Définition des prestations, par ligne et par projet
• Décompte, choix des attributions pour la facturation
• Relié aux rapports d’activités, horaires du personnel
• Rapport utilisateurs
Planning (Agenda)
• Planning, semaine, mois, année
• Décompte des heures
CRM/Customer Relationship Management
(Gestion de la Relation Clients)
• Importation des documents pdf, xls, word et images
• Relié au planning avec échéancier
• Relié au CMS pour des formulaires personnalisés
• Relié aux Time-Sheets, rapport d’activités, horaires du personnel
• Relié au site web, rapport d’activités
• Envoi de Newsletter
• Gestion des évènements pour des statistiques
• Boîte mail intégrée
• Classification des répertoires, centres d’activités
• Fichier prospects
Finances
Comptabilité générale, multidevises
• Journal des écritures
• Résumé des comptes
• Comptes personnalisés (compta analytique)
• Gestion comptes débiteurs et créanciers
• Incrément de la TVA et décomptes
• Impression finale pdf
• Analyse par compte
• Décomptes TVA
Paiements factures (fournisseurs)
• Échéancier des paiements
• Comptabilité auxiliaire fournisseurs
• Analyse des paiements selon période
• Gestion des amortissements
Regroupement des paiements
• Postfinance OPAE-FDS – iso :20022
• Banques DTA (pain001) – EBICS – iso : 20022
Gestion de dossiers
Dossiers clients
• Gestion centralisée des clients/fournisseurs
• Gestion centralisée des factures débiteurs
• Stockage des documents relatifs au dossier
• Gestion des dates attribuées aux plannings
• Gestion centralisée des fiches CRM
• Gestion centralisée des contrats générés par CMS
LA-1400
Administration
• Gestion des utilisateurs, mot de passe
• Gestion des droits d’accès des utilisateurs
Logistique
Prestations
• Gestion prestations fournies
• Gestion des prestations
• Gestion des comptes ‘ Charge, CA’
• TVA par produit
• Gestion des fournisseurs
• Comptabilité auxiliaire des fournisseurs
Mandants
• Gestion des mandants avec rapports
• Comptabilité auxiliaire des mandants
• Devis
• Demande de provision
• Factures, QR-code – IBAN pdf – carte de crédit (abonnement Stripe)
• Gestion de plusieurs correspondants par facture, texte personnalisé
• Envoi de devis et factures en format pdf par e-mail
• Encaissement – camt054 – iso : 20022 + carte de crédit (abonnement Stipe)
• Tableau des factures ouvertes avec rappels
• Graphe
• Envoi de documents par mail
Demande de provision
• Gestion des notes de crédit (clients)
• Gestion des acomptes ouverts (clients)
CRM/Customer Relationship Management
Time-sheets
• Définition des prestations, par ligne et par projet
• Décompte, choix des attributions pour la facturation
• Relié aux rapports d’activités, horaires du personnel
• Rapport utilisateurs
Planning (Agenda)
• Planning, semaine, mois, année
• Décompte des heures
CRM/Customer Relationship Management
(Gestion de la Relation Clients)
• Importation des documents pdf, xls, word et images
• Relié au planning avec échéancier
• Relié au CMS pour des formulaires personnalisés
• Relié aux Time-Sheets, rapport d’activités, horaires du personnel
• Relié au site web, rapport d’activités
• Envoi de Newsletter
• Gestion des évènements pour des statistiques
• Boîte mail intégrée
• Classification des répertoires, centres d’activités
• Fichier prospects
Finances
Comptabilité générale, multidevises
• Journal des écritures
• Résumé des comptes
• Comptes personnalisés (compta analytique)
• Gestion comptes débiteurs et créanciers
• Incrément de la TVA et décomptes
• Impression finale pdf
• Analyse par compte
• Décomptes TVA
Paiements factures (fournisseurs)
• Échéancier des paiements
• Comptabilité auxiliaire fournisseurs
• Analyse des paiements selon période
• Gestion des amortissements
Regroupement des paiements
• Postfinance OPAE-FDS – iso :20022
• Banques DTA (pain001) – EBICS – iso : 20022
Ressources Humaines
RH-Employés (salaires)
• Choix du salaire par corps de métier
• Gestion des décomptes ass. sociales
• Gestion des charges de l’employeur
• Documents d’assurances
• Comptabilité auxiliaire
• Lié avec comptabilité générale
Gestion de dossiers
Dossiers clients
• Gestion centralisée des clients/fournisseurs
• Gestion centralisée des factures débiteurs
• Stockage des documents relatifs au dossier
• Gestion des dates attribuées aux plannings
• Gestion centralisée des fiches CRM
• Gestion centralisée des contrats générés par CMS
LA-1600
Administration
• Gestion des utilisateurs, mot de passe
• Gestion des droits d’accès des utilisateurs
Logistique
Prestations
• Gestion prestations fournies
• Gestion des prestations
• Gestion des comptes ‘ Charge, CA’
• TVA par produit
• Gestion des fournisseurs
• Comptabilité auxiliaire des fournisseurs
Mandants
• Gestion des mandants avec rapports
• Comptabilité auxiliaire des mandants
• Devis
• Demande de provision
• Factures, QR-code – IBAN pdf – carte de crédit (abonnement Stripe)
• Gestion de plusieurs correspondants par facture, texte personnalisé
• Envoi de devis et factures en format pdf par e-mail
• Encaissement – camt054 – iso : 20022 + carte de crédit (abonnement Stipe)
• Tableau des factures ouvertes avec rappels
• Graphe
• Envoi de documents par mail
Demande de provision
• Gestion des notes de crédit (clients)
• Gestion des acomptes ouverts (clients)
CRM/Customer Relationship Management
Time-sheets
• Définition des prestations, par ligne et par projet
• Décompte, choix des attributions pour la facturation
• Relié aux rapports d’activités, horaires du personnel
• Rapport utilisateurs
Planning (Agenda)
• Planning, semaine, mois, année
• Décompte des heures
CRM/Customer Relationship Management
(Gestion de la Relation Clients)
• Importation des documents pdf, xls, word et images
• Relié au planning avec échéancier
• Relié au CMS pour des formulaires personnalisés
• Relié aux Time-Sheets, rapport d’activités, horaires du personnel
• Relié au site web, rapport d’activités
• Envoi de Newsletter
• Gestion des évènements pour des statistiques
• Boîte mail intégrée
• Classification des répertoires, centres d’activités
• Fichier prospects
Finances
Comptabilité générale, multidevises
• Journal des écritures
• Résumé des comptes
• Comptes personnalisés (compta analytique)
• Gestion comptes débiteurs et créanciers
• Incrément de la TVA et décomptes
• Impression finale pdf
• Analyse par compte
• Décomptes TVA
Paiements factures (fournisseurs)
• Échéancier des paiements
• Comptabilité auxiliaire fournisseurs
• Analyse des paiements selon période
• Gestion des amortissements
Regroupement des paiements
• Postfinance OPAE-FDS – iso :20022
• Banques DTA (pain001) – EBICS – iso : 20022
Ressources Humaines
RH-Employés (salaires)
• Choix du salaire par corps de métier
• Gestion des décomptes ass. sociales
• Gestion des charges de l’employeur
• Documents d’assurances
• Comptabilité auxiliaire
• Lié avec comptabilité générale
RH-Gestion du temps
• Gestion du temps de production
• Gestion du temps des employés
• Gestion fiches de travail RH-Planning et solde de congés
• Planning, semaine, mois, année, décompte des heures
RH-Planning et solde de congés
• Planning, semaine, mois, année, décompte des heures
Gestion de dossiers
Dossiers clients
• Gestion centralisée des clients/fournisseurs
• Gestion centralisée des factures débiteurs
• Stockage des documents relatifs au dossier
• Gestion des dates attribuées aux plannings
• Gestion centralisée des fiches CRM
• Gestion centralisée des contrats générés par CMS
Gestion de projets
Gestion de projets, clients
• Gestion de projets / mandats / Vision monétaire
• Suivi des offres, factures, encaissements, clients
• Suivi des offres, factures, encaissements, fournisseurs
Avec MCA Notary
Pilotez votre activité en toute sérénité
MCA Notary, logiciel adapté aux besoins des études notariales, est un outil fiable pour stocker et consulter les différents actes et contrats authentifiés et optimiser l’organisation des différents registres.
Une gestion des contacts vous donnant à la fois la possibilité de fixer et d’organiser des rendez-vous avec vos clients, mais aussi de gérer l’historique des échanges de chaque dossier.
Le logiciel prend au sérieux la question des dépôts dans les études notariales et vous permet de gérer les flux d’argent pour chaque dossier et chaque projet.
- Liaison entre l’État, les banques et les individus
- Gestion du registre des actes
- Time-sheets pour la gestion du temps
- Confidentialité des données
- Gestion des flux monétaires par dossier
- Modèles de documents et textes
- Planification des rendez-vous
Solution modulable
Modules de base compris avec MCA Notary
Base ERP – CRM – CMS
Gestion administrative classique de votre étude, avec gestion des flux monétaires entrants et sortants par dossier et par projet pour faciliter la liaison entre l’État, les banques et les individus. Suivi des tâches et interactions avec les clients ou prospects, avec gestion des contacts, historiques. Modèles de contrats ou des lettres types de correspondance avec vos interlocuteurs, reliés directement aux dossiers avec la possibilité d’intégrer des annexes.
Module Planning
Toute la gestion du planning, que ce soient les rendez-vous, les tâches à accomplir par dossier ou les horaires des employés.
Module Guest Access
Accès invité sécurisé à diverses informations et documents pour les clients, fournisseurs, prestataires, prospects ou employés.
Module Reporting
Rapports et statistiques en temps réel, sous forme de graphe ou en tableau.
Modules complémentaires
Il est possible d’ajouter des modules complémentaires au logiciel. N’hésitez pas à consulter notre page de modules pour connaître les options disponibles.
Les avantages d’un logiciel flexible
Haute sécurité, protection, disponibilité et confidentialité de vos données
Pour MCA, la sauvegarde, les droits d’accès et le stockage des données en Suisse dans un cloud privé sécurisé sont une priorité, vous apportant :
- Confiance accrue de votre clientèle, de vos fournisseurs et collaborateurs
- Réputation préservée
Évolutivité et amélioration continue
- Nouvelles fonctionnalités et améliorations applicatives régulières, ce qui favorisent les bonnes pratiques métier et améliorent vos opérations
- Nouveaux services proposés en accord avec les besoins exprimés par les clients, les tendances du marché et de la technologie
Cloud computing et dématérialisation des processus
- Accès aux données en tout lieu et à tout moment
- Coûts réduits en matière d’infrastructure (parc informatique)
Conforme à la législation & réglementation
- Comptabilité et gestion de vos opérations conformes aux normes légales les plus récentes.
- Conformité avec la norme ISO 20022, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), la facturation avec QR-Code, etc.
Intégration aisée et vaste compatibilité
- Ajouts rapides et simples de modules et services, avec comme socle une banque de données unique
- Vaste interopérabilité avec vos applications tierces, votre outil de e-commerce, différents OS (Windows, Mac, Android et Linux) et vos machines tierces
Taillés sur mesure
- Personnalisables et accessibles (mobile, tablette, PC/Mac)
- Interface multilingue, adaptable au goût et aux couleurs de votre société (FR, EN, DE, IT)
Plateforme de travail partagée
- Synchronisation des documents et données avec historique des modifications
- Différents niveaux d’accès selon les profils établis
Fonctionnalités clés
Une vision globale de chaque mandat
Suivi des dossiers
Vous gérez efficacement chaque dossier de votre étude en bénéficiant d’une vision complète de toute la documentation, le carnet d’adresse, les plannings et les échanges avec les clients qui y sont rattachés ainsi que les flux financiers.
Des modèles de textes et de mises en page préétablis par vos soins viennent simplifier la création de tout type de documents (actes notariés, courriers, factures, contrats, .…).
Certains documents ou informations utiles concernant un dossier peuvent être rendus accessibles en ligne aux clients ou autres intervenants par le biais d’un compte privé.
Facturation
MCA Notary dispose d’un système Time-sheet pour le suivi des temps de travail : vous saisissez le temps passé sur chaque dossier (rédactions de documents, rendez-vous, appels, …) directement dans votre Time-sheet.
Vous générez vos factures au temps passé ou au forfait sur condition tarifaire, en y ajoutant les frais, émoluments et débours. Vos conventions d’honoraires peuvent être intégrées au système de facturation avec les tarifications applicables à vos clients et dossiers. Il est possible de facturer un client sur plusieurs dossiers ou plusieurs clients dans un même dossier.
La gestion des impayés se fait au sein même du logiciel, avec des alertes et des relances automatiques.
Comptabilité
La comptabilité est intégrée à votre gestion : plus besoin de réinsérer toutes les données pour les différents bilans. MCA Notary intègre tous les comptes et gère les entrées, les sorties ainsi que les charges.
La gestion de la TVA est facile car elle est intégrée au logiciel et est paramétrable selon les normes en vigueur.
Planning
MCA Notary intègre une gestion des plannings : vous planifiez et assignez les tâches à accomplir pour un dossier en incluant les échéances. Des rappels automatiques vous alertent de l’approche des divers délais liés aux dossiers en cours.
Vous gérez également vos différents rendez-vous et évènements ponctuels ou récurrents dans votre agenda qui peut être partagé avec vos collaborateurs.
Rapport et analytique
Les rapports de gestion vous permettent d’analyser les données recueillies par le logiciel. Vous pouvez les mettre en forme à votre guise pour en retirer les éléments qui vous intéressent.
Vous pourrez ainsi analyser votre activité notamment en mesurant le revenu moyen par dossier ou en évaluant la performance de vos équipes.
Communication avec les clients
Des e-mails et SMS automatisés vous permettent de communiquer toute information concernant les dossiers en cours à vos clients, partenaires et autres contacts.
Gestion des employés
Les employés sont également intégrés à MCA Notary, les salaires et les déductions qui y sont liés peuvent être définis.
Les heures peuvent être gérées de différentes façons : soit avec des heures fixes, soit avec une timbreuse reliée au logiciel ou encore une insertion des heures manuelle.
Les vacances, les congés payés et les absences justifiées ou non sont tous intégrés et peuvent être paramétrés selon votre règlement.
Plus de 20 ans d’expérience
Éditeur de logiciels et expert en gestion d’information, MCA Concept améliore continuellement sa base de logiciels pour répondre aux demandes des clients.
Nous restons attentifs à vos besoins et adaptons les processus du logiciel en fonction de vos méthodes de travail, pour vous simplifier la tâche au maximum.
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